Ručnímu přepisování dat je konec

Data z naskenovaných i elektronických dokumentů lze dnes s vysokou spolehlivostí strojově rozpoznat a využít tak ve vyšší míře automatizaci práce. Vytěžování dat z dokumentů tak významně šetří čas a minimalizuje chybovost spojenou s ručním přepisováním údajů. DMS eDoCat přináší nový modul Automatizace, který díky strojově vytěženým datům umožňuje bez dalšího zásahu člověka automaticky spouštět schvalovací procesy, dovoluje dokumenty zatřídit do elektronických šanonů anebo je trvale propojit s dalšími souvisejícími dokumenty. Modul Automatizace také podstatně rozšiřuje možnosti integrace DMS eDoCat s informačními systémy třetích stran.

Už tak výkonný a spolehlivý algoritmus vytěžování průběžně zdokonaluje svoji schopnost rozpoznávání znaků. Učící se proces probíhá ve specifických podmínkách firmy automaticky na pozadí tak, aby byl systém z pohledu uživatele vždy co nejvíce jednoduchý a uživatelsky přívětivý. Vytěžovací algoritmus pracuje s jakýmikoli strukturovanými nebo polostrukturovanými dokumenty. Vytěžené údaje navíc mohou procházet automatickou kontrolou integrity. Hodnoty jednotlivých polí se mohou např. porovnávat se souvisejícími daty v externím systému, lze provádět kontroly součtů i komplikovanější kontroly správnosti, např. zda je na přijaté faktuře od konkrétního dodavatele uvedena správná doba splatnosti. Pokud jsou už při vstupu dokumentu do firmy pochybnosti o jeho správnosti, je operátor upozorněn.

„Nový modul doplňuje stávající funkce systému DMS eDoCat, mezi které patří široké možnosti nastavení řízení oběhu dokumentů pomocí workflow, fulltextové vyhledávání, uživatelská nastavitelnost dokumentových typů, integrace s datovými schránkami, dohled nad očekávanou aktivitou a široké možnosti automatizace včetně notifikací. Dále pak přesun expirovaných dokumentů do archivu anebo jejich fyzická skartace,“ uvedl Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio. „O kvalitách DMS eDoCat vypovídá nejen řada získaných ocenění, ale především jeho oblíbenost u zákazníků. Je založen na open source platformách a díky skvělému poměru cena/výkon je vhodný pro všechny zákazníky bez rozdílu jejich velikosti nebo očekávání.“

Další informace o DMS eDoCat najdete 3.