Konec zbytečného tisku dokumentů

Můžete uvést, co máte jako expert pro nové technologie ve společnosti Software602 na starosti?

Software602 je lídrem na trhu v oblasti elektronických podpisů, zpracování elektronických dokumentů a kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru (QTSP) podle evropského Nařízení o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu (eIDAS). Tato oblast technologií a služeb se dynamicky rozvíjí a mým úkolem je zajistit, abychom zákazníkům nabízeli i nadále služby a produkty v odpovídající kvalitě v souladu s legislativou. Soustředíme se na jednoduchost a přívětivost při vývoji nových technologií, produktů a služeb.

Čím vším se ve společnosti Software602 momentálně zabýváte? Přece jen si vás každý dává do souvislosti zejména s legendárním textovým editorem T602, ale co je momentálně v centru vašeho zájmu?

Naučili jsme lidi na počítači psát a chtěli bychom je naučit se i elektronicky podepisovat. Firma Software602 se v současné době orientuje právě na vývoj služeb pro elektronické podepisování s cílem doručit našim klientům aplikace a služby pro komplexní práci s elektronickými dokumenty. Vzdálený elektronický podpis jednoduchým a přitom legislativně platným způsobem zajistí původnost a neměnnost elektronického dokumentu. Takový pak obstojí při komunikaci s úřady či partnery, případně při konverzi na CzechPOINT. Kvalifikovaná služba ověřování zase přináší uživatelům jistotu při práci s přijímanými elektronicky podepsanými dokumenty.

Jako subdodavatel se také významně podílíme na projektu Informačního systému datových schránek (ISDS). Nedávno jsme oslavili deset let fungování datových schránek na našem trhu a Software602 zajišťuje plynulý provoz tohoto systému v úrovni dostupnosti 99,9 %. Pro zajímavost, za těch deset let jsme zaznamenali pouze několik úplných výpadků systému v celkové délce několika desítek minut. Celkově šlo o 327 minut, ale z toho byly dva velké, více než hodinové výpadky na straně provozovatele infrastruktury. Většinou šlo jen o minutové záležitosti. Jsme také autory transakčního jádra ISDS.

Našimi hlavními produkty jsou ale aplikace a služby pro elektronickou práci s dokumenty. Datové schránky s nimi úzce souvisejí, protože jejich prostřednictvím lze tyto dokumenty doručit úřadům nebo obchodním partnerům a klientům. A paradoxně jsme se dostali do situace, kdy spolupracujeme se svým dřívějším konkurentem, společností Microsoft, jehož textový editor Word vytlačil postupně náš produkt T602 a jeho následníky z trhu. Ale takový je prostě život.

Software602 se tedy zaměřuje na práci s elektronickými dokumenty a jejich právní účinek. To musí v kombinaci s datovými schránkami šetřit firmám finanční prostředky i administrativní zátěž. Proč se tedy jen pětina faktur odbavuje elektronicky? A nejde zdaleka jen o faktury, ale o většinu firemní komunikace… Co je největší překážkou tzv. bezpapírové kanceláře?

Já to spíš vnímám tak, že většina faktur se zbytečně tiskne, protože ruku na srdce, kdo nevytváří faktury elektronicky prostřednictvím vhodné aplikace s následnou konverzí do PDF? Bohužel finanční kontrola stále ještě někdy vyžaduje předložení papírových šanonů. Tato situace se na trhu pomalu zlepšuje a stále více firem se chová zodpovědněji při tisku elektronických dokumentů včetně faktur. Tomuto trendu odpovídá více než 50% nárůst nově založených datových schránek fyzických osob v posledních třech měsících. Ale máte pravdu, že u řady firem a lidí je zakořeněný zvyk si dokumenty tisknout, i když k tomu v podstatě není žádný důvod. Máme zkušenost, že klienti, kteří se rozhodli vyzkoušet bezpapírové řešení kanceláře, se už k tištění dokumentů nevracejí. Zjistí totiž, že elektronické dokumenty a komunikace jim značně usnadňují práci, šetří čas a peníze. A o to jde ve firmách především. Jde tedy o to přesvědčit i ty nejzarytější příznivce tištěných dokumentů, že bez papíru to jde lépe.

Co jsou podle vás největší výhody bezpapírové kanceláře?

Na tuto otázku nám odpovídají sami klienti. Po zavedení elektronizace procesů a dokumentů mají mnohem větší přehled ve zpracovaných fakturách a zakázkách, lépe a snadněji nacházejí relevantní dokumenty a informace a zůstává jim více času na další úkoly. Je to tedy efektivnější využití času a snížení nákladů. Představte si, že nejste fyzicky vázaná na kancelář a veškeré rozhodování a podepisování můžete provádět i ze svého mobilního telefonu. Je to ale i o snadném dohledávání dokumentů a řízení všech firemních procesů.

Vlastně jde o chytrou kancelář. Zvykli jsme si už na chytré telefony, chytré televizory, chytré domácnosti, tak proč bychom nemohli mít chytré kanceláře? Hodně to souvisí i s fenoménem dnešní doby, kdy narůstá poměr firem, které stále častěji umožňují svým zaměstnancům pracovat z domova. Naše řešení to umožňuje na 100 %, a to včetně kontrolních a schvalovacích mechanismů. Home office je hodně o vlastní sebekázni, ale zaměstnavatel by měl mít možnost kontroly, což s našimi aplikacemi a nástroji má.

Jsou určité firmy, ať už velikostně, či zaměřením, které zvládají přechod na bezpapírový provoz lépe, nebo se všude potýkají se stejnými „předsudky“?

Předsudky jsou v zásadě všude stejné, nezáleží na velikosti firmy/úřadu. Ono ani tak nejde o velikost firmy, ale spíše o množství dokumentů, které se zpracovávají. Obecně se dá ale říci, že větší korporace a firmy nejprve testují a zavádějí nové technologie v pilotních projektech. Zde se pak případné obavy velice rychle rozptýlí a přínos bezpapírového zpracování je evidentní. Zaměstnanci pak sami přicházejí s tipy na další bezpapírové řešení jiných agend, které by chtěli zjednodušit. Software602 těmto firmám vychází vstříc, protože dokáže svoje řešení upravit na míru toho kterého klienta. Klient si také může vybrat, zda bude naše služby využívat z cloudu, nebo bude mít tyto produkty na vlastním serveru. Zkrátka jsme dost flexibilní a dokážeme se přizpůsobit všem rozumným požadavkům. Na začátku ale musí být kvalitní interní analýza, čeho chce firma bezpapírovou kanceláří dosáhnout. Zkrátka pokud klient ví, kam chce dojít, my mu už navrhneme tu nejlepší cestu.

Je bezpapírová kancelář vhodná pro jakoukoliv firmu?

Částečně jsem odpověděl už u předchozí otázky. Podnikající fyzická osoba s jednou či pěti fakturami měsíčně samozřejmě nepotřebuje zavádět systémové řešení a specializované aplikace. Ale i tento podnikatel ocení bezpapírovou kancelář ve formě typizované šablony faktury a její elektronické vytvoření, podepsání a odeslání, například datovou schránkou. Nebo kvalitní převod dokumentů do PDF a jejich archivaci. Záleží na každém, jaké má potřeby a požadavky. A zda chce být ve své práci efektivnější. Ale je to o té interní analýze, bez které se jakýkoli přechod na bezpapírovou kancelář dělat nedá. Klient musí být vnitřně přesvědčen, že do této změny chce jít, nesmí se nutit násilím. Potom by to nefungovalo.

Je vůbec možné se dnes bez papíru úplně obejít? Můžete stručně popsat, ve kterých všech aspektech, které se týkají běžného firemního provozu, se dá fungovat bez papíru?

My prosazujeme bezpapírové řešení kanceláře („paperless“) tam, kde to dává smysl. Nemyslíme tím nahrazení oblíbených věcí, jako je např. post-it nebo hezký kožený poznámkový blok. Naše zkušenosti a reakce klientů ukazují, že veškeré procesy, které řeší firemní rutinu na denní bázi, má smysl elektronizovat a zefektivnit. Ostatně, díky našim řešením nemusíte schvalovat a podepisovat faktury v kanceláři, ale v podstatě kdekoli – ať už jste na cestách, nebo na pláži u moře. Potřebujete k tomu pouze internet.

Ale abych byl konkrétnější, v našem podání nejde jen o elektronizaci dokumentů a jejich kvalifikované elektronické podepisování a pečetění s časovým razítkem, ale i vytváření různých portálů a elektronických formulářů, řízení firemního workflow, systémy pro správu dokumentů (DMS) s řízeným oběhem dokumentů, spisovou službu, archivaci a skartaci a konverzi a zpracování dokumentů v PDF. A samozřejmě o různé kombinace těchto produktů, protože každá firma má trochu jiné požadavky a potřeby.

Na kolik firmu vyjde takový přechod na bezpapírový provoz?

Pojďme otázku otočit. Firmu či úřad nezajímá, kolik kde může utratit, ale kolik může ušetřit na zdrojích, financích, jak je možné zvýšit efektivitu práce a snížit chybovost.

Bezpapírová kancelář jednoznačně naplňuje tyto aspekty, ale není možné paušalizovat tento přínos jednou částkou. Je jasné, že zavedení klade na vedení firmy či úřady požadavky na investici v podobě popsání procesů a nastavení prvotních pravidel. I s touto analýzou však umíme pomoci a nabídnout „good practices“ a zkušenosti z již realizovaných zakázek. Cena se tedy liší firmu od firmy, podle toho, které řešení nakonec zvolí a kolik má zaměstnanců. Nemůžeme paušalizovat.

Z dlouhodobého hlediska ale firmy zásadně ušetří. Máme spousty případových studií, kdy nám klienti děkují za zefektivnění firemních procesů a snížení nákladů. První krok je vždy nejtěžší, vystoupit ze své komfortní zóny a dělat věci jinak, ale jakmile to uděláte, zjistíte, že bezpapírové řešení je vlastně lepší, rychlejší a přehlednější. Nemluvě o ekologické stopě. Nedávno jsme například spočítali, že malá česká firma do 50 zaměstnanců ročně využije tolik kancelářského papíru, na jehož výrobu je potřeba 16 vzrostlých smrků. A samozřejmě také mnoho energie a vody, což rozhodně není zanedbatelné. Jestliže se v různých oblastech snažíme snižovat ekologickou zátěž, proč bychom se o to neměli pokoušet i takto?

Proč by měla firma, která se chce vydat cestou bezpapírové kanceláře, zvolit řešení právě od společnosti Software602?

Proč ne? Nenapadá mne jediný důvod, proč hledat někoho jiného. Bezpapírovému řešení kanceláří se věnujeme pětadvacet let, v podstatě nejdéle na českém trhu. Máme velké zkušenosti s projekty, jako jsou datové schránky a CzechPOINT. Jsme kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru podle evropského nařízení eIDAS. Snažíme se nenabízet jednoduché řešení na jeden proces, ale jednoduché řešení, které je modulární a může růst společně s požadavky firmy. Na trhu je spousta poskytovatelů bezpapírových řešení, ale těžko budete hledat někoho, kdo by se tomu věnoval tak komplexně a dlouhodobě jako my.