Inteligentní tisková řešení Lexmark

Bavíme-li se o finančních či administrativních činnostech, jde skoro vždy o zpracování dokumentů, které jsou v organizacích základními nositeli informací. Potřebujeme tedy dokumenty vytvořit, důležité informace do nich zaznamenat, bezpečně je uložit a archivovat, ale také je sdílet, spolupracovat nad nimi a informace z nich získávat a využívat pro běh dalších procesů. Pro většinu procesů je už nyní vhodnější elektronická verze, ale stále existuje mnoho takových, kde je nezastupitelná role dokumentů fyzických, papírových. A právě na pomyslném rozhraní mezi těmito dvěma světy stojí tiskárny, skenery a multifunkční stroje.

Jejich úkolem dnes už ale nejsou jen obyčejný převod z elektronického dokumentu na fyzický nebo naopak, ale právě s odkazem na procesy zmíněné výše je jasná snaha zahrnout tyto stroje do pracovního workflow mnohem sofistikovanějším způsobem, a vytěžit tak dnešní technologické možnosti. A na tuto oblast se Lexmark dlouhodobě zaměřuje. Jedním z typických segmentů je oblast bankovnictví a pojišťovnictví, kde uplatňuje své dlouholeté zkušenosti s inteligentním zpracováním dokumentů.

Řešení pro sektor pojišťovnictví a bankovnictví

Inteligentní skenování dokumentů (Smart Document Capture, též „chytré skenování“) pro pojišťovnictví od Lexmarku pomáhá pojistitelům digitalizovat papírové dokumenty a zjednodušit procesy, takže výsledkem je lepší efektivita, zabezpečení, úspory a služba. S využitím snadného automatizovaného záznamu dokumentů v místě jejich vzniku dosáhnete lepší viditelnosti a přesnosti od začátku do konce procesu. Hlavními přínosy jsou:

• snížení provozních nákladů se zvýšením efektivity,
• rychlejší uspokojování požadavků zákazníků s menším počtem zpoždění,
• zlepšení kompatibility a snížení rizika,
• snadné nabírání nových žadatelů,
• urychlení zpracování vzdálených plateb,
• automatizované zpracování reklamací.

Zjednodušení papírových procesů

Zpracování papírových formulářů a dokumentů je náročné, zvláště když je zapotřebí tyto procesy rozšířit na více míst a zainteresovat řadu různých zaměstnanců. Proto inteligentní skenování dokumentů umožňuje zaměstnancům pojišťoven naskenovat a digitalizovat papírové dokumenty v místě jejich vzniku – jako je kancelář obchodního zástupce nebo jiné vzdálené umístění – aby byly co nejdříve (a přitom bezpečně) a pro celou organizaci dostupné kdykoli a odkudkoli. Výsledkem je, že zpracování papírových dokumentů je snadnější, s menším počtem ručních kroků a omezením hledání správných informací. S využitím OCR jsou navíc digitalizovány nejen dokumenty samotné, ale i data v nich obsažená.

Podpora efektivity a úspor

Zaměstnanci pojišťoven tráví často značnou dobu ručním zpracováním papírových dokumentů a posléze opravou chyb spojených se zadáváním dat. Tyto procesy jsou nákladné, pomalé. Někdy jejich dokončení vyžaduje několik dní a brání tomu, aby se firmy více zaměřily na zákazníky a včasné a efektivní plnění jejich požadavků. Inteligentní skenování dokumentů umožňuje eliminovat kdysi ruční úkoly a snížit nadbytečné počty zaměstnanců. Využitím platformy multifunkčních tiskáren Lexmark v pojišťovacích kancelářích pro snadné zachytávání dokumentů lze docílit vyšší efektivity a rychlosti, čímž se sníží náklady na zpracování dokumentů.

Zlepšení souladu s předpisy

Úsilí spojené s ochranou důvěrných, důležitých obchodních informací a zajišťováním standardizovaných procesů snižuje efektivitu a ve hře jsou i nákladné pokuty v případě neplnění předpisů. Inteligentní skenování dokumentů umožňuje zachycovat papírové dokumenty v místě příjmu, eliminovat ztráty dokumentů a zajistit, že se od samého začátku shromažďují všechna požadovaná data. Díky převodu informací z papírové podoby do digitální se umožní využití silnějších bezpečnostních opatření, usnadní ukládání, archivace, vyhledávání a audity.

Naplňte své jedinečné potřeby

Žádné dvě finanční nebo pojišťovací organizace nejsou stejné. Vaše procesy, systémy a požadavky na informace jsou pro vaše cíle jedinečné a pevné řešení typu „jedna univerzální velikost“ není vyhovující. Právě proto Lexmark vytvořil inteligentní skenování dokumentů, které je svižné a přizpůsobitelné. Když dojde na volbu, co je pro vaši organizaci vhodné, budete se moct rozhodnout, jaká úroveň zaznamenávání dat nejlépe vyhovuje vašim specifickým potřebám. Řešení společnosti Lexmark umožňuje integraci podle specifických potřeb vaší organizace a zajišťuje flexibilitu infrastruktury, díky tomu umožňuje pevněji spojit a provázat obchodní procesy a technické systémy, které je zajišťují.

Zabezpečení až na prvním místě

Je známo, že každý řetěz je jen tak silný jako jeho nejslabší článek. I proto společnost Lexmark prosazuje zásadu „Nezabezpečený tisk rovná se nezabezpečené IT“. Vyvinula tedy komplexní přístup k zabezpečení produktů pod názvem Full Spectrum Security, který řeší kompletní spektrum hrozeb v dnešním složitém podnikovém informačním prostředí. Hlavními stavebními bloky jsou:

• zabezpečení přístupu k zařízení pomocí jedno- či vícefaktorové identifikace uživatele,
• důvěrnost výtisků pomocí nástrojů Print Release a Confidential Print,
• zabezpečení síťového připojení, portů i IP adres,
• zabezpečení operačního systému a firmwaru tiskárny,
• šifrování pevného disku a jeho bezpečné mazání,
• vzdálený dohled a správa zařízení, možnost hromadné instalace upgradů,
• zajištění shody se stanovenými zásadami nastavení zařízení.

Méně známou funkčností, kterou společnost Lexmark také nabízí, je možnost kontroly nakládání s důvěrnými údaji díky systému OCR a nastavení v propojeném informačním systému. Je možné tak monitorovat nebo i zabránit skenování (a samozřejmě i tisku či odeslání) dokumentů, které splňují určitá kritéria – např. obsahujících osobní údaje typu rodná čísla nebo klíčová slova, např. „důvěrné“, „tajné“, „uzávěrka“ apod.

Lexmark tedy nabízí pomocnou ruku. Má ve svém portfoliu nejen výkonná a velmi spolehlivá tisková zařízení, jak dokládají mnohá ocenění, ale také řešení a služby, které na vytváření či skenování dokumentů navazují, zabezpečují ho a propojují s dalšími firemními procesy.