Vzestup smíšeného pracovního režimu

Pandemie onemocnění covid-19 vedla k nárůstu podílu práce na dálku a zároveň k poklesu vytíženosti tradičních kanceláří – podle analytiků společnosti Gartner tato změna v budoucnu povede k růstu poptávky po chytrých kancelářích se zdravým pracovním prostředím. S úsporou nákladů a vytvořením bezpečnějšího pracovního prostředí mohou svým podnikům pomoci i lídři odpovědní za IT a aplikace.

„Z důvodu pandemie a karanténních opatření zůstává řada kanceláří z velké části neobsazených, neboť zaměstnanci pracují na dálku. S tím, jak se postupně uvolňují opatření, se do práce vracejí zaměstnanci, kteří se ale nyní výrazně více zajímají o své zdraví a bezpečnost,“ vysvětluje viceprezident výzkumu Gartner Gavin Tay.

„Kanceláře, které byly proměněny v chytré prostory se zdravým pracovním prostředím, výrazně přispějí k jejich pracovní pohodě.“

Pokročilé technologie pro nepřetržitě monitorované, zdravé a bezpečné kanceláře

K vybudování monitorovaných zdravých kanceláří mohou přispět lídři odpovědní za aplikace zavedením řešení typu workplace management system (IWMS). Ty, společně s aplikacemi pro plánování zdrojů (RSA, Resource Schedulling Applications) na bázi umělé inteligence a internetu věcí, včetně pohybových senzorů a majáků, mohou například upozorňovat zaměstnance na nutnost dodržovat pravidla dodržování odstupu s ohledem na jejich pohyb v kanceláři. Stejně tak lze sbírat data pro případné trasování kontaktů či nasadit osobní virtuální asistenty v roli wellness koučů.

Podniky mohou také vedle již nastavených hygienických pravidel a doporučení či měření teploty investovat do systémů monitorujících v reálném čase kvalitu vzduchu či informujících průběžně zaměstnance. Mezi jejich doplňkovými funkcemi může být účinná filtrace vzduchu odstraňující viry i další patogeny a škodlivé částice. Právě strategie zaměřené na modernizaci pracovních prostor a tvorbu agilnějších pracovních prostředí orientovaných na zaměstnanecký zážitek budou definovat poptávku po technologiích chytrého pracoviště.

Jak proměnit „kanceláře duchů“ a dosáhnout návratnosti vynaložených prostředků

Konverze prázdných „kanceláří duchů“ na zdravá co-workingová pracoviště pochopitelně něco stojí. Může ale jít o první krok v rámci strategie minimalizace dopadů pandemie a krize. Zaměstnanci, kteří nechtějí pracovat z domova, zejména proto, že tam nemají odpovídající pracovní prostředí nebo jim izolace nevyhovuje, budou takto modernizované kanceláře jednoznačně preferovat – jejich zpřístupnění pracovníkům z jiných organizací může podnikům přinést dodatečné příjmy a částečně kompenzovat předchozí ztráty.

„Podniky mohou nabídnout volné kancelářské prostory firmám nabízejícím co-working, zejména jde-li o chytrá a udržitelná a zdravá pracovní prostředí, řízená pomocí odpovídajících technologií a nástrojů,“ vysvětlil vedoucí analytik Gartneru Rashmi Choudhary.

„V modernizovaných zdravých co-workingových prostorách vzniklých konverzí z nevyužitých podnikových kanceláří tak budou moci pracovat ti, kdo postrádají vlastní vhodné zázemí. Rezervace co-workingových kanceláří dle potřeby pomocí plánovacích nástrojů a aplikací se stane běžnou praxí.“

Složitější hybridní pracovní týmy

Průzkum Gartneru provedený 5. června mezi 127 podnikovými lídry z HR, financí a dalších oblastí ukázal, že osm z deseti respondentů (82 %) má v plánu ponechat možnost částečné práce z domova i po návratu k běžnému provozu. Pro řadu podniků tak vznikne nová situace kombinující práci z domova a v kanceláři – budou se tak muset přizpůsobit novým, komplexnějším hybridním pracovním týmům a navrhnout pro ně nové způsoby spolupráce.

Bezmála polovina respondentů (47 %) přitom uvedla, že má v plánu umožnit zaměstnancům v budoucnu trvalou práci na dálku. Pro velkou část organizací (43 %) se novou normou stane flexibilní režim – ať už v podobě flexibilnější pracovní doby, nebo flexibilních pracovních dní (viz graf).

„Pandemie koronaviru se stala obrovským experimentem v masové práci na dálku,“ řekla Elizabeth Joyce, viceprezidentka poradenství Gartner HR Practice.

„S tím, jak firmy znovu otevřely své kanceláře, zvažují dlouhodobější pravidla práce na dálku jako jednu z cest, jak vyjít zaměstnancům vstříc a vytvořit odolnější provozní modely.“

Firmy v rámci znovuotevírání zavádějí také různá bezpečnostní opatření. Ve většině případů platí omezení (redukce) osobních schůzek (94 %), poskytování ochranných pomůcek (91 %). Plných 83 % respondentů pak uvádí, že budou nadále omezovat či přesněji plánovat přítomnost zaměstnanců na pracovišti.

„Aktuální otázkou pro většinu podniků již není, jak řídit zaměstnance pracující plně na dálku, ale jak řídit komplexnější, hybridní pracovní týmy,“ řekla Joyce. „Práce na dálku pochopitelně není novinkou, její dlouhodobě zvýšený podíl ale změní, jak lidé spolupracují a jakým způsobem plní pracovní povinnosti.“

Jednou z častých otázek souvisejících s řízením hybridních pracovních týmů je produktivita zaměstnanců pracujících na dálku. V průzkumu nicméně obavy o udržení produktivity uvedlo jen 13 % respondentů. Zatímco 61 % lídrů uvedlo, že jejich podnik zavedl například častější kontrolu ze strany nadřízených pracovníků, 29 % uvádí, že žádná zvláštní opatření pro sledování produktivity u práce na dálku nemají.

Jako častější výzvu při řízení hybridních týmů uvádí 30 % podnikových lídrů udržení podnikové kultury, 13 % se pak obává o udržení parity mezi možnostmi pracovníků v kancelářích a těch pracujících z domova.

„Je zásadní, aby zaměstnavatelé udrželi úroveň své podnikové kultury a zaměstnaneckého zážitku i v této nejisté době,“ řekl Biran Kropp, vedoucí výzkumu Gartner HR Practice.

„Oba tyto aspekty pomáhají podnikům dosahovat výsledků z hlediska ekonomického, reputačního i zaměstnavatelského – jsou zásadní pro hospodářský výsledek i udržení konkurenční výhody.“