Systémy pro správu dokumentů

Především pro podniky je správa elektronických dokumentů jedním z nejdůležitějších předpokladů efektivity práce. Digitální formát dokumentů umožňuje správu, sdílení a editaci, kterou fyzické kopie nikdy nabídnout nemohou.

Stejně tak jako v případě tištěných kopií i e-dokumenty vyžadují jistou míru údržby, pořádku a hygieny, a pokud je jich příliš mnoho, velmi lehce se jejich správa může změnit v hotové byrokratické peklo. Kdo z nás uživatelů nemá v počítači alespoň jednu složku, ve které se válí desítky, možná stovky souborů? Často ani netušíme, kde se vzaly, a v jejich změti se nevyznáme. Nakonec ani nedokážeme říct, jestli je ten či onen dokument důležitý, nebo ne.

Protože je pro společnosti jejich dokumentace obecně důležitá a mnohdy musejí své smlouvy, skeny a tisky uchovávat po mnoho let, je jejich katalogizace a správa klíčová. Stejně tak jako pro fyzické kopie slouží šanony a archivy, pro dokumenty v digitální formě vznikly systémy pro jejich správu. A protože je trh s těmito systémy velmi dynamický a neustále se rozvíjí, umějí dnes už mnohem víc než jen katalogizovat. Těmto platformám, pro které se v angličtině vžil název Document Management System (DMS), se nyní budeme věnovat.

Mnoho podob, jeden společný cíl

Řešení ke správě dokumentů je dnes k dispozici opravdu hodně. Výsledky hledání na internetu vám nabídnou přehršel odkazů, z toho minimálně několik desítek na jednotlivé softwarové produkty. Ty se samozřejmě v mnoha ohledech liší. Některé DMS fungují jako cloudová služba a vzdálené úložiště, jiné běží jako dedikovaná firemní platforma na soukromém serveru. Další, především ty cloudové, využívají rozhraní webového prohlížeče, některé nabízejí vlastní interface. Co je všem těmto řešením společné, je snaha zefektivnit práci. A v tom, že je to potřeba, nás utvrzují čísla z průzkumů.

Podle jednoho takového z dílen americké společnosti Future Market Insights přibližně 46 % zaměstnanců středních a velkých firem považuje hledání dokumentů ve vnitřních systémech podniků za komplikované a časově náročné. Ještě zajímavější je statistika, podle které na 83 % dotázaných připustilo, že během své kariéry ve firmě už muselo vytvořit kopii již existujícího dokumentu jen proto, že ho nikde nemohlo najít. Podobné procento zaměstnanců pak tvrdí, že k tomu, aby svou práci mohlo dělat dobře, potřebuje přístup k firemním dokumentům z mobilního zařízení. Stejnou tužbu mají i majitelé firem, 77 % z nich by chtělo vzdálený přístup k dokumentům. A to třeba i kvůli tomu, že je často musejí schvalovat nebo připomínkovat.

Výzkum společnosti Record Storage Systems zase odhalil, že „pod rukama“ zaměstnance každé firmy projde denně v průměru šest e-mailů, ve kterých sdílí a komunikuje vnitrofiremní dokumenty se svými kolegy. Pro vzájemné sdílení tedy používají platformu, která má primárně sloužit k vnější komunikaci. Neefektivně, nutno dodat. Správné zapojení DMS (a pro školení uživatelů) může ušetřit až 40 % nákladů na práci s dokumenty. Jde o to zjednodušit jejich sdílení, správu, orientaci v nich a umožnit vzdálený přístup, zvýšit dostupnost a v neposlední řadě také bezpečnost e-dokumentů.

Důležité je i to, co v dokumentech nenajdeme

Síla moderních DMS platforem ale tkví i v něčem jiném, než je sdílení obsahu dokumentů, totiž v zaznamenávání a sdílení toho, co v nich primárně obsaženo není, totiž metadat. Libovolný DMS systém monitoruje, co se se soubory děje, kdy a kdo k nim přistupuje a kdo je upravuje. Takzvané verzování dokumentů je jedním z nejužitečnějších nástrojů, jaké mají firmy k dispozici. Systémy evidují změny, a pokud jsou k tomu nastaveny, archivují všechny předešlé verze dokumentu. Je pak velmi lehce dohledatelné, jestli a kde došlo k chybě, a je pak snadné se vrátit k předešlé verzi. Metadata umožňují snadnější katalogizaci a pozdější vyhledávání. Některé DMS systémy si díky nim poradí i s fulltextovým vyhledáváním, a jsou velmi důležitá i pro bezpečnost souborů.

Kromě metadat, která si systémy vedou automaticky, je možné každý dokument označit takzvanou průvodkou, což je štítek, který obsahuje základní informace, čeho se dokument týká a komu je určen. I ty nejmodernější DMS platformy nedokážou tato data vytvořit samy od sebe, umějí vyhledávat v obsahu dokumentů, ale stále nepoznají jeho smysl. Průvodka slouží i jako směrnice, která udává, co je s dokumentem dál třeba dělat, kdo na něm má pracovat a kam ho dál předat. Dost však bylo obecných informací, pojďme se podrobněji podívat na přesnější popis toho nejzajímavějšího, co můžete na trhu s DMS narazit.

M-Files

Jako jeden z nejlepších systémů se dlouhodobě prezentuje M-Files. Ten se vyznačuje jednak vysokou mírou automatizace a pak také tím, že je velmi verzatilní a multiplatformní. Je jedno, jestli potřebujete řešit správu dokumentů cloudovou službou, dáváte přednost řešení on-premise nebo požadujete hybridní infrastrukturu, M-Files funguje jako platforma skrz všechny tyto realizace. Všechno je sjednoceno jedním specifickým interfacem, ke kterému můžete vzdáleně přistupovat z počítače, mobilu nebo jakéhokoliv zařízení se síťovým rozhraním. To, že je platforma natolik automatizovaná, je dáno tím, že využívá strojového učení a indexuje a analyzuje obsah jednotlivých dokumentů. Pomocí optického rozpoznávání znaků rozlišuje text podobně jako software, kterým převádíme tištěné stránky do digitální podoby. Navíc je platforma plně kompatibilní s dalším softwarem a aplikacemi, jako je Microsoft Teams nebo Google G Suite.

FileHold Express

FileHold je platforma určená především malým firmám. Těm nabízí cenově výhodné a dostupné plány a předplatné služeb a dovoluje pozdější aktualizaci na vyšší verze a licence. V tomto směru se vyznačuje vysokou mírou škálovatelnosti. Software nabízí všechny funkce, které byste od podobného řešení čekali, ale také funkce pokročilejší, třeba instalaci rozšíření pro lepší spolupráci a automatizaci pracovního postupu, například možnost vzdáleného elektronického podepisování. Platforma si dobře rozumí se systémem Microsoft Office, možné je propojení s programem SharePoint od stejné firmy. K tomu, aby byly dokumenty bezpečně sdílené jen s těmi, kdo k nim má mít přístup, FileHold obsahuje funkci Courier. Ten při sdílení vytváří kontrolované prostředí a do detailů zaznamenává, co se se sdíleným souborem děje. Platforma je dostupná i na chytrých zařízeních s aplikací Mobile. Díky tomu, že je platforma distribuovaná formou předplatného, nabízí bezplatné aktualizace a vzdálený servis.

DocuWare

Řešení DocuWare od stejnojmenné firmy se kromě zcela cloudového prostředí vyznačuje i plnou modifikovatelností automatických procesů. Nastavit jde v podstatě všechno od archivace, štítkování až k ochranným prvkům včetně firewallů. Každý jednotlivý uživatel si může nastavit, co přesně potřebuje, a platforma se tak dá přizpůsobit na míru jednotlivým oddělením ve firmě, jako jsou lidské zdroje, prodej, marketing nebo třeba účetnictví. Velmi zajímavá je také možnost integrace dalších řešení od stejné firmy. DocuWare tak může obsahovat další funkce produktivity a integrovat například software pro řízení vztahu se zákazníky. Systém správy dokumentů tak nemusí sloužit vnitřně jen pro zaměstnance firmy, ale i ke komunikaci se zákazníky mimo podnik.

Dokmee

Platforma s hravým názvem Dokmee se už delší dobu udržuje na špici, co se týče bezpečnostních parametrů. Je to jeden z nejlépe zabezpečených DMS systémů.

Při jeho vývoji se autoři zaměřili na vysokou míru šifrování dokumentů v úložišti a během jejich sdílení, čemuž odpovídají velmi časté aktualizace systému podle posledních trendů na poli kyberbezpečnosti. Firma také proklamuje nejpřísnější zabezpečení ve svých fyzických datových centrech po celém světě. Všechny uživatelské účty, přístup ke složkám i samotným dokumentům je chráněný heslem a systém je šifrovaný pomocí klíčů RSA. Dokmee mohou zákazníci spustit snad na všech možných operačních systémech, včetně iOSu a Linuxu. Software se vyznačuje také jedním z nejintuitivnějších uživatelských rozhraní. Platforma na první pohled působí jednoduše, ale za ní se skrývá silná technologie. Samotná společnost nabízí řadu licencí, plánů a přístupů podle potřeb podniků, na své si tak přijdou jak malé firmy, tak velké nadnárodní koncerny. Zkušební verze služby je plně funkční, nic před vámi neschovává. Limitováni jste jen třiceti dny, po kterých je třeba přejít na placenou verzi.

Alfresco

Software na správu dokumentů Alfresco má trošku odlišnou filozofii než předchozí zmíněné. Je totiž vyvíjen s otevřeným zdrojovým kódem, a tak si ho mohou uživatelé a zákazníci přizpůsobit podle své potřeby a schopností. Je možné do něj implementovat vlastní šablony, šifrování, přizpůsobit vnitřní procesy. Systém se dobře integruje s kanceláří Office od Microsoftu, spárovat se umí i se vzdálenými disky a dalšími aplikacemi na Googlu. Díky tomu, že je systém otevřený zásahům, je jeho správa a funkčnost v rukách samotných uživatelů, což může být pro mnohé podniky nevýhoda. Při správném začlenění ale nabízí dlouhý seznam funkcí a nástrojů, které ostatní systémy pro správu dokumentů nemají, a nadto ještě umožňuje integraci prakticky jakékoli aplikace třetí strany. Platforma není určená malým podnikům, protože pro své fungování vyžaduje minimálně sto připojených uživatelů.

Software602

Na přechod k elektronickým verzím dokumentů a práci s nimi se už dlouhou dobu zaměřuje firma Software602. Její komplexní DMS systém využívá mnoho zákazníků v Česku, jmenovitě třeba UPC, CzechPoint nebo Rohlík.cz. Kromě pokročilého generování a využívání metadat je platforma plně integrovatelná do MS Office a dovoluje správu nejen samotných dokumentů, ale i jejich auditů a evidence. Interface, který je spolčený pro všechny druhy zařízení, se dá přizpůsobit podle potřeb a pracovního workflow. Mezi přidané funkce patří rozsáhlé možnosti evidence dokumentů, jejich schvalování, evidence a třídění faktur, nebo třeba automatická distribuce pro nové zaměstnance. Samozřejmá je archivace všech verzí dokumentů, vedení informací o jejich úpravách a sdílení, méně obvyklá je možnost nechat systém staré verze souborů automaticky skartovat. Platformu je možné používat i jako systém pro řízení práce, protože nad jednotlivé dokumenty se dá „připnout“ úkol a ten někomu zadat.

Jak jsem napsal někde v úvodu, jednotlivých systémů a jejich derivací jsou na trhu desítky, spíše stovky. Není možné a ani žádoucí se zmínit o všech. Jejich přehled, a to jak pro naše účely, tak i pro účely samotných zákazníků, znesnadňuje různorodost nabízených řešení, která přecházejí v roztříštěnost. Ačkoliv většina DMS systémů má mnoho společného, jako například podporu softwaru třetích stran, je pro firmu a potenciálního zákazníka obtížné si z přehršle řešení vybrat to optimální. Je třeba správně umět definovat své požadavky a potřeby. To, jestli se situace na trhu a kompetitivnost jednotlivých firem zmírní, ukážou až další roky.