Nástroje firemní komunikace přehledně

Roztříštěná, nesrozumitelná a pomalá komunikace – tyto problémy jsou nejen častou příčinou nedorozumění, ale také snížené produktivity u jednotlivých zaměstnanců. Komunikace probíhající na několika platformách najednou a rozházená firemní data se pak skutečně mohou promítnout na pomalejším pracovním tempu a menším počtem dokončených úkolů.

Mnoho firem proto moc dobře ví, že pro efektivní růst a dobrou týmovou spolupráci je nutné nastolit jednu komunikační platformu, ve které budou uloženy nejen veškeré konverzace, ale také všechny soubory a data, jež zaměstnanci potřebují. Podle průzkumu společnosti Ragan Communication a RMG ušetří toto rozhodnutí jednotlivým podnikům 25 až 50 % času ve srovnání s předchozím neuceleným stylem firemní komunikace.

Toto opatření slouží jako prevence proti ztrátě důležitých informací, tříštění komunikace a zpomalení pracovního procesu. A proto aby firma dosáhla požadovaného výsledku a zároveň zamezila výše zmíněným rizikům, potřebuje vybrat komunikační platformu, která bude nejlépe odpovídat potřebám firmy a jejích zaměstnanců.

Microsoft Teams

První z oblíbených komunikačních platforem je Microsoft Teams, která představuje oblíbené centrum pro týmovou práci, jež podle statistik denně využívá více než 13 milionů lidí. Hlavním benefitem Microsoft Teams je to, že propojuje videoschůzky, volání a soubory do jedné integrované platformy, která je mimo jiné synchronizovaná i s dalšími aplikacemi, jako je To-Do a Planner. Díky praktickým funkcím a přívětivému uživatelskému nastavení je dnes Microsoft Teams dostupný v 53 jazycích a na 181 trzích.

Klíčové vlastnosti platformy Microsoft Teams:

• umožňuje vytvářet a vyhledávat kanály s komunikačními vlákny,
• disponuje funkcí kalendáře, který je možný synchronizovat s outlookovým kalendářem,
• umožňuje uživatelům pořádat schůzky, vést konverzace a sdílet soubory,
• nabízí funkci směny, díky které si zaměstnanci mohou zaznamenat příchod, odchod a přestávky,
• dovoluje uživatelům volat i nad rámec aplikace.

Basecamp

Jako velice efektivní komunikační platforma se ukázal také Basecamp, který funguje jako online služba pro správu projektů a firemní komunikaci. V tomto programu budete moci efektivně plánovat, zadávat úkoly jednotlivým členům týmu, řadit je do hierarchie, stanovovat deadliny, sdílet dokumenty a mnoho dalšího. Na rozdíl od konkurenčních aplikací se zde klade důraz na to, aby měli uživatelé dobrý přehled o tom, co se na tomto online pracovišti děje. K lepší orientaci slouží především hlavní nástěnka (Dashboard), kde najdete jednotlivé kategorie na sdílené soubory, skupinovou konverzaci, kalendáře, to-do list a tak dále.

Co se týče samotné komunikace, k dispozici je zde jak funkce pro skupinovou konverzaci (Campfire), tak soukromé zprávy. V obou případech se jedná o praktickou a designově příjemnou formu chatu.

Klíčové vlastnosti Basecampu:

• poskytuje vynikající přehled o aktivitách a úkolech uvnitř týmu,
• umožňuje uživatelům trackovat čas při plnění zadaných úkolů,
• nabízí funkci hromadného i soukromého chatu,
• umožňuje přiřazovat úkoly a stanovovat deadliny jednotlivým uživatelům.

Slack

Slack představuje jednu z nejoblíbenějších a nejlépe hodnocených komunikačních platforem, které pomáhají jednotlivcům i firmám bleskově komunikovat a ukládat data o jejich interakcích do vyhledávací databáze.

Klíčové vlastnosti Slacku:

• shromažďuje a ukládá konverzace na jednom místě,
• zajišťuje bleskový chat,
• skvěle interaguje s populárními aplikacemi třetích stran.

Zoho Workplace

O něco sofistikovanějším nástrojem pro firemní komunikaci je Zoho Workplace, který obsahuje početné množství funkcí pro zvýšení produktivity a podpoření týmové spolupráce. Na rozdíl od dalších aplikací zde lze vytvářet vlastní soubory, a to včetně tabulek či prezentací, které pak stačí jednoduše sdílet.

Zoho Workplace vám umožní jak pořádat online schůzky a konference, tak komunikovat se svými kolegy prostřednictvím chatu nebo e-mailu. Právě e-mailová schránka je zde velmi zajímavě řešena a efektivně se vyhýbá dlouhým řetězcům odpovědí. Kromě toho je Zoho e-mail také plně synchronizován s dalšími funkcemi, jako je kalendář, úkoly, poznámky, záložky nebo kontakty.

Klíčové vlastnosti Zoho Workplace:

• umožňuje pořádat online schůzky a konference,
• nabízí speciální e-mailovou schránku, která je propojena s kalendářem, kontakty, úkoly a dalšími,
• umožňuje vytvářet tabulky, textové dokumenty a prezentace přímo v aplikaci.

Project Manager

Project Manager patří k celosvětově uznávaným systémům pro komunikaci/správu projektů a aktuálně ho využívá přes 10 000 týmů po celém světě. Je založený na cloudu a efektivně kombinuje výkonné funkce pro plánování projektů spolu s nástroji pro týmovou práci. Velmi se cení zejména jeho flexibilita – může se totiž přizpůsobit jakékoliv velikosti projektu a je použitelný pro firmy z jakéhokoliv odvětví.

S Project Managerem můžete snadno vytvářet nové úkoly, plánovat deadliny, sledovat pokrok všech svých projektů, a to z jediného dashboardu. Každý úkol je řízen a sledován do posledního detailu a automaticky se aktualizuje. Nechybí zde samozřejmě ani možnost rychlé komunikace v chatu či ve skupinových diskuzích.

Klíčové vlastnosti Project Manageru:

• nabízí funkci porovnání skutečného a plánovaného pokroku projektu,
• umožňuje efektivně plánovat a přiřazovat úkoly,
• počítá odpracovaný čas,
• funguje z PC i telefonu,
• je vhodný pro malé i velké projekty.

Komunikace je nedílnou součástí veškerých firemních procesů. Důraz na její ucelenost, efektivitu a pružnost je v dnešní době větší než kdy dřív, což je důvod, proč jsou komunikační softwary a aplikace tak populární. Při jejich výběru je však nutné brát v potaz velikost podniku a komplexitu jednotlivých projektů.

Autor textu: Petra Pruden