Kancelář jako pracoviště budoucnosti

Dnes už samozřejmě vedle klasických moderních kanceláří najdeme i funkční smart office, kde jsou implementovány nejnovější technologie. Ty usnadňují jak správu kanceláře, tak i výkon pracovních činností jednotlivým zaměstnancům. Ideálním příkladem jsou plně automatizované prostory, kam stačí pouze přijít a pracovat. Veškerou „technickou podporu“ tak řeší za zaměstnance. Ti se mohou plně soustředit na své pracovní úkoly a nemusejí se zatěžovat tím, že jim zrovna nefunguje klimatizace či nepromítá projektor. Plnou automatizaci kanceláří však dnes vidíme pouze zřídka. Které trendy v oblasti kanceláří ale na českém trhu opravdu najdeme? Které faktory musíme zvažovat při výběru kanceláří a následné instalaci vybavení?

Prostory

Klíčovým faktorem pro efektivitu jsou samozřejmě využívané prostory. Když už lidé pracují v kancelářích, kladou i požadavky na jejich funkčnost. Problémem však je, že si od kanceláří každý slibuje něco jiného. Někteří zaměstnanci chtějí opravdu poctivě a nerušeně pracovat, jiní se rádi „zašijí“ tak, aby nebylo vidět, že nejsou moc efektivní, a další si zase užívají společnost svých kolegů. Šéf samozřejmě bude upřednostňovat minimalizaci nákladů na provoz kanceláře a maximalizaci efektivity práce. Moderní kanceláře dokážou vyhovět v podstatě všem těmto přáním. Zaměstnavatel tak dostane přehled o efektivitě jednotlivých zaměstnanců a podle toho může také sestavit co možná nejlepší tým.

Zajímavou možností pro malé a střední firmy jsou také sdílené kanceláře. Pokud tedy nezaberete celé patro kancelářské budovy, je ideální, když se pustíte do této alternativy. Zde ani nemusí jít o technologicky vyspělé kanceláře, ale i tak poskytnou spoustu privilegií, s nimiž se jen tak nesetkáte. Zaměstnanci získají v podstatě výhodu velkých kancelářských prostor, kde mají volnočasové vyžití formou posilovny, terasy nebo relaxační zóny. Zaměstnanci si však budou muset zvyknout na mírně omezené soukromí oproti vlastním kancelářím.

Prostředí

Pro každého z nás je důležitým faktorem také prostředí, v němž pracujeme. Když nebudeme brát v úvahu prostory jako takové, hrají velkou roli teplota a kvalita vzduchu nebo například úroveň ruchu, ať už zvenku, či ze strany spolupracovníků. Hluk jde samozřejmě poměrně jednoduše odstínit nasazením sluchátek, ale pro řízení kvality vzduchu je ideální řešení s několika integrovanými klimatizačními jednotkami. Systém tak bude moci nastavit teplotu a vlhkost vzduchu v podstatě individuálně. Zvýší se tak efektivita zaměstnanců, a to výrazně: Podle dat společnosti iNELS se s lepší kvalitou vzduchu zvýší schopnost činit strategická rozhodnutí a myslet v kontextu o 31 procent, lidské soustředění vzroste o 38 procent, a zvládání kritických situací se dokonce zlepší až o 73 procent. Kvalita vzduchu by se tedy rozhodně neměla podceňovat. Obdobně ale můžeme nahlížet i na jiné prvky kanceláří, jako například vybavenost zasedacích místností. Čím jednodušší ovládání a nastavení bude uživatelům k dispozici, tím více času budou směřovat správným směrem. Nebudou tedy muset řešit banální problémy jako propojení projektoru s notebookem apod.

Odpočinek

Jenom málokdo se dokáže plně soustředit na svou práci celou pracovní dobu. Pokud nevykonáváte strojovou činnost, kde není zapotřebí příliš tvůrčího a kritického myšlení, nejspíše budete dříve nebo později potřebovat vypnout. Na chvíli si oddechnout a vyčistit si hlavu. Často to pomáhá například při psaní delších textů. Ideální pak je střídání více a méně náročných úkolů, čímž se člověk naučí lépe organizovat vlastní práci. Vhod ale přijde i trocha oddechu. Pokud zaměstnance netlačí žádný deadline a zrovna se v práci dostal do mrtvého bodu, vyplatí se na chvíli vypustit myšlenky na práci a jít si s kolegy například zahrát stolní fotbal. Zde není zapotřebí instalovat nejnovější zařízení s virtuální realitou nebo herní automaty. Někomu postačí pouze prohodit pár slov s kolegy, a hned se mu pracuje lépe.

Smart office

Smart office se často definuje jako kancelářský prostor, kde se využívají nové technologie, standardy a „propojená“ pracovní síla. Jednoduše řečeno v něm většinou najdeme společnosti, které se nebojí změn a vykračují technologickému pokroku vstříc. Implementují zařízení, jejichž pomocí lze pracovní proces zjednodušit a zpříjemnit. Představte si, že v okamžiku, kdy vstoupíte do budovy, vás kancelář uvítá, připraví vaše pracovní místo na optimální teplotu pro co nejefektivnější činnost, zapne počítač a připraví pole s autorizací. Nebudete muset řešit nic jiného než to, že usednete na svou židli a začnete plnit své denní úkoly. Vzhledem k propojenosti dnešních technologií vám dokonce může systém automaticky uvařit i ranní kávu přesně tak, jak ji máte nejraději. Co víc si tedy můžete přát? Dnes se už opravdu přání stávají skutečností.

Základní kámen infrastruktury chytré kanceláře samozřejmě tvoří hardware. Bez nejrůznějších senzorů a na dálku ovládaných klimatizačních jednotek, světel či projektorů se při tvorbě smart office asi neobejdete. Možností instalace je obrovské množství. Vždy se však musí přizpůsobit konkrétním potřebám koncových zákazníků (firem). Do projektu inteligentní kanceláře lze zakomponovat reakce osvětlení a vytápění na příchod konkrétního zaměstnance. Systém následně upraví teplotu na jeho pracovním místě, zprovozní počítač a při jeho příchodu a po ověření totožnosti jej automaticky přihlásí. Jen k tomuto kroku však bude zapotřebí nainstalovat hned několik senzorů, například pracujících na bázi IoT, které následně odešlou vstupní data do systému. Ten pak musí být schopen v reálném čase reagovat, aby zajistil nepřetržitý přísun služeb zaměstnancům. Obdobně lze plánovat také využití zasedacích místností, kde mohou nadřízení instruovat své podřízené. Dokonce ani nemusejí být přítomni v místnosti. Na své si přijdou také větší organizace a korporace. Pro ně je jednou z vhodných funkcí také sledování pozice jednotlivých zaměstnanců v reálném čase. Nemusejí tak zdlouhavě hledat, kde se který zaměstnanec nachází, ale ví jeho přesnou lokaci. A podobně se s rostoucími možnostmi nabízejí neustále nové a nové funkce. Míra automatizace však automaticky závisí na množství prostředků, které je koncový uživatel ochoten investovat do automatizace svých kanceláří.

Nic není zadarmo. To samozřejmě platí i u softwarové stránky inteligentních kanceláří. Pokud má být kancelář opravdu inteligentní, musí se investovat značné úsilí a finanční prostředky rovněž do automatizace. Rozhodně se nevyplatí na této části chytré kanceláře šetřit. Pokud budete mít kancelář, která bude pravidelně vyžadovat změny v nastavení, s nimiž si poradí pouze zkušený technik, ztrácí tento pojem na významu. Vše musí fungovat zcela automaticky, a to bez potřeby zásahu správce sítě. Dokonce i administrativní úkoly jako například přidání nového zaměstnance a odebrání starého by měly být tak prosté, aby si s nimi poradil i laik. Podobné řešení najdeme hned u několika výrobců. Jmenovat můžeme například Workplace Hub společnosti Konica Minolta.

Kancelářské trendy

Dnešní metody spolupráce se podobně jako mnohé další pojmy spojené s kancelářskou prací podstatně liší od dob před dvaceti, deseti, ba dokonce i pěti lety. Dnes je již běžné, že zaměstnanci nemusejí do kanceláře vůbec dojíždět. Pracují jednoduše z domova a do kanceláře přicházejí jen ve chvílích, kdy je jejich přítomnost zásadní. Není už ani výjimkou, že se prostřednictvím videohovorů domlouvají nejrůznější fúze a obchody. Dnes dokonce velmi často najdeme i řešení, jejichž pomocí může třeba deset lidí zároveň pracovat na jediném dokumentu. Vše mohou okamžitě komentovat a vzájemně doplňovat své nápady. Inteligentní kancelář by tedy neměla zapomínat ani na interaktivní plátna či projektory řešící právě moderní metody spolupráce. Ano, některé úlohy lze bez problémů řešit na noteboocích či pracovních stanicích, ale nakonec se najdou případy, kdy tyto platformy stačit nebudou. Pak budou zaměstnavatelé rádi, že na tyto položky někdo myslel.

Pokud se nebojíte, že by vás mohl systém zamknout uvnitř budovy či dalších nepravděpodobných katastrofických scénářů z vědecko-fantastických filmů, kdy umělá inteligence zradí lidstvo, je pro vás AI správnou volbou. Nebojíte se pokroku, a to je dobře. Umělá inteligence opravdu dokáže v souvislosti s kancelářemi opravdové divy. Dokonce ji ani nebudete muset provozovat na vlastní infrastruktuře, protože většinou se s AI setkáváme právě v cloudovém prostředí jako s aplikací konfigurovanou na přání zákazníka. Jednoduchý provoz kanceláře by neměl být až takovým problémem vzhledem k tomu, co vše už AI zvládá. Díky ní tak budete moci ušetřit za vytápění, případně i klimatizaci kanceláří, jež nepoběží v době nepřítomnosti zaměstnanců.