Pracuje vaše organizace na dálku? A ještě nemáte sjednoceno užívání aplikace na videokonference či sdílení souborů a vše, co s tím souvisí? My jsme se podívali blíže na MS Teams a přinášíme pět klíčových výhod, proč je aplikace Teams pro distribuovanou, vzdálenou či jinou práci ideální volba.

Jedno si ale musíme ujasnit hned – pokud nejste dostatečně sjednocení, ideálně direktivně, na užívání společné platformy anebo pokud uživatelská gramotnost jednotlivých členů týmu není dostatečně na výši, pak by vám k efektivní spolupráci nepomohlo ani hyperintuitivní hybridní pracovní prostředí ze 25. století.

Microsoft Teams se staly během krátké chvíle nedílnou součástí způsobu, jakým pracujeme. Když si covid-19 doslova vynutil globální přechod na vzdálenou práci, zaznamenaly Teamsy raketový růst. Více než 115 milionů aktivních uživatelů měly do října 2020 – což znamená nárůst o 475 % od listopadu 2019. V jediném dni bylo třeba zaznamenáno ohromujících 2,7 miliardy minut schůzek.

Spolu s tímto růstem se přirozeně vyvíjejí potřeby uživatelů a společnost Microsoft přidala řadu funkcí pro Teamsy, které se tyto potřeby snaží uspokojit. V tomto přehledu upozorňujeme na některé klíčové výhody Microsoft Teams pro distribuovanou práci a pro strategii cloud-first, a to včetně nových funkcí, které můžete využít pro větší možnosti spolupráce a produktivity.

Jedna technická: dovolujeme si Teams(y), stojí-li samostatně, skloňovat v plurálu – jako hrady bez hradů. 

Pět hlavních výhod používání Microsoft Teams

Teamsy zefektivňují práci a šetří čas, protože sdružují chat, hovory, schůzky, aplikace Microsoft 365 a nástroje třetích stran na jednom centralizovaném místě. Jejich nedílnou součástí jsou také videokonference. Ty se staly základem pracovního života během pandemie a jsou jednou z mnoha výhod Microsoft Teams pro distribuovanou práci. Klíčová výhoda je bezproblémová spolupráce a přechod od transakčních zpráv a schůzek k soustředění se na průběh práce. Díky řadě nových funkcí Microsoft Teams dochází k přirozenější, poutavější a zábavnější interakci. A v neposlední řadě je dnes je pro firmy více než kdy jindy důležitá informovanost a sjednocenost zaměstnanců – ať už pracují kdekoli. 

1. Teamsy zefektivňují práci a šetří čas

Jednu z hlavních výhod aplikace Microsoft Teams lze implicitně najít přímo v jejím názvu. Tato aplikace by měla být centrum pro týmovou práci, jak ji popisuje společnost Microsoft. Na jednom místě spojuje chat, schůzky, volání, aplikace Office 365 a nástroje třetích stran. Tím, že Teamsy spojují mnoho nástrojů Microsoft 365 na jednom centralizovaném místě, využívá funkce, které pomáhají týmu lépe spolupracovat.

Sdíleníčko, sdílení

Microsoft zcela přepracoval sdílení souborů pro Teamsy, což je výhodné jak pro zaměstnance, kteří se snaží úzce a efektivně spolupracovat s minimálními komplikacemi, tak pro IT organizace, které chtějí zachovat bezpečnost dat. Každý člen týmu má možnost vytvořit sdílený odkaz pro jakýkoli soubor uložený v Teamsech a přímo nastavit příslušná oprávnění. Lze poskytnout přístup k souboru lidem v organizaci i mimo ni; budete ale upozorněni, pokud příjemci nemají oprávnění k zobrazení souboru, a mohou oprávnění odpovídajícím způsobem změnit. Sdílení souborů a složek v Teamsech vychází z nastavení aplikací SharePoint a OneDrive, kde jsou tyto soubory a složky skutečně uloženy – takže způsob, jakým v nich nakonfigurujete sdílení ovlivní i sdílení v aplikaci Microsoft Teams.

Přepínání a historie

Kontextové přepínání například z textového editoru do tvorby prezentace a zpět do týmové aplikace s konkrétním úkolem nesmírně ubíjí produktivitu. V tom spočívá klíčová výhoda služby Teams – sdružuje výkonné nástroje Microsoft 365 v jednom rozhraní, a tím snižuje potřebu přeskakovat mezi aplikacemi, úkoly a projekty. Nová nabídka Historie pro desktopové klienty Teamsů staví na této funkcionalitě a umožňuje uživatelům rychle se vrátit na místa, která nedávno navštívili, a to včetně aktivit, kanálů, konverzací, karet, souborů, aplikací a prakticky všeho, kam se v Teamsech můžete dostat.

Displeje pro přehledné zobrazování

Displeje Microsoft Teams představené v srpnu 2020 jsou novou kategorií zařízení určených pro Teams. Displeje Teams jsou vybaveny dotykovým zařízením typu vše all-in-one, jsou podporovány Cortanou a jsou navrženy tak, aby se hladce integrovaly s počítačem. To znamená, že všechna upozornění, zprávy, hovory a schůzky související s Teamsy jsou přesměrovány do zařízení – tím se uvolní váš stolní počítač nebo notebook, a vy se můžete soustředit jen na práci.

Drobty patří ohníčku, říkávala babička…

… ale tyhle drobty jsou docela fajn. Mezi další vylepšené možnosti patří větší zobrazení galerie umožňující zobrazit až 49 videostreamů najednou, ovládací prvky schůzky zakotvené v horní části obrazovky pro snadnější přístup a přesunutí poznámek ke schůzce na kartu v hlavním okně aplikace. 

2. Teams pořádá efektivnější videokonference

Zlepšené videokonference jsou jednou z mnoha výhod Microsoft Teams pro distribuovanou práci. Vzhledem k tomu, že se videokonference staly během pandemie základem života, společnost Microsoft vydala celou paletu vylepšení Teamsů pro efektivnější a intuitivnější schůzky.

Automatické potlačení šumu

Jednou z nejmilejších vychytávek, o které vlastně pak už nemůžete vědět, protože ji berete za samozřejmost, je potlačování šumu. Hluk na pozadí je prostě nepříjemný, ať už pracujete z domova, nebo ve sdíleném kancelářském prostoru. Uživatelé si tak nyní mohou během hovorů a schůzek v Teamsech odstranit nežádoucí hluk na pozadí zapnutím možnosti potlačení hluku za pomoci umělé inteligence.

Oznámení o konci schůzky

Jde o automatická upozornění, jež informují účastníky, když do konce schůzky zbývá pět minut. Poté jste připraveni na pozvolné ukončování schůzky. Upozornění zůstávají na obrazovce po dobu 10 sekund, poté mizí. Spouštějí se pro všechny naplánované soukromé schůzky i pro schůzky v kanálech.

Spouštěč připojení ke schůzce

Vylepšené prostředí spouštěče připojení ke schůzce poskytuje uživatelům přehlednější možnosti při spouštění schůzky v aplikaci. Bezprostředně po kliknutí na odkaz na schůzku jsou uživatelé vyzváni, aby se ke schůzce připojili online, stáhli si klienta Teamsů nebo se připojili pomocí nativního klienta.

3. Teams pomáhá bezproblémově spolupracovat

Ačkoli mnoho společností přijalo Teamsy jako nástroj pro zprávy a schůzky už před pandemií, víme, že výhody Teamsů jsou komplexnější. Klíčem k využití jeho možností spolupráce je podle Microsoftu to, že umožňují přesunout se za hranice transakčních schůzek a zaměřit se na tok práce. K tomu dopomáhají tyto funkce.

Označování

Uživatelé nyní mohou vytvářet a spravovat značky, aby se v chatech a konverzacích v kanálech Teamsů rychleji dostali ke správným lidem. Protože funkce označování umožňuje organizovat a kategorizovat lidi v Teamsech na základě atributů, jako jsou role, projekt, dovednosti, odbornost nebo místo.

Sdílený kalendář

Jedním z nejoblíbenějších požadavků uživatelů Teamsů je nová aplikace sdíleného kalendáře, která umožňuje vytvořit a sdílet kalendář se členy určitého kanálu. Kdykoli naplánujete novou schůzku, v kanálu se objeví oznámení o aktivitě – a uživatelé si pak mohou událost přidat do svých osobních kalendářů.

Schvalování v Teamsech

Nová funkce Schvalování umožňuje vytvářet, sdílet a spravovat schvalování přímo z aplikace. Schvalovat můžete třeba smlouvy s klienty nebo po zprávy o výdajích – novou položku můžete odeslat ke schválení z chatu Teamsů, z konverzace v kanálu nebo ze specializované aplikace Schvalování. Aplikace Schvalování sleduje všechny předchozí a čekající žádosti o schválení, a to včetně jejich stavu, zdroje, žadatele a schvalovatelů.

Automatické odesílání v režimu offline

Ať už jste doma, v kanceláři nebo na cestě, tato nová funkce umožňuje uživatelům zůstat produktivní, i když nejsou online. Když je uživatel offline, jeho zprávy z Teamsů se zařadí do fronty na jeho místním zařízení a automaticky se odešlou, jakmile připojí zařízení opět do sítě.

4. Díky Teamsům jsou rozhovory a spojení smysluplnější

I přes veškerou technologickou sílu, která je na dosah ruky, se distribuovaná pracovní síla stále skládá ze skutečných živých lidí z masa a kostí, kteří touží po lidském kontaktu. Mezi hlavní výhody služby Microsoft Teams patří proto řada nových funkcí, díky nimž interakce jsou v rámci Teamsů přirozenější, poutavější a zábavnější. 

Oddechové místnosti

To, co bylo dříve pro organizátory schůzek únavným a logisticky náročnýcm úkolem, je nyní mnohem jednodušší. Díky přestávkovým, oddechovým nebo, chcete-li, relaxačním místnostem organizátoři schůzek mohou organizovat účastníky do menších skupin, ve kterých mohou diskutovat, konverzovat a pořádat brainstormingy. Po rozřazení účastníků do samostatných přestávkových místností se mohou organizátoři schůzek připojit k libovolné z nich a po skončení přestávky svolat účastníky zpět (třeba pomyslným gongem) do hlavní skupiny.

Živé reakce

Jasná komunikace je na pracovišti náročná sama o sobě, virtuální schůzky ji pak mohou ještě ztížit. Členové týmu se totiž i virtuálně snaží číst neverbální signály a řeč těla toho druhého na obrazovce počítače. Díky funkci živých reakcí se mohou účastníci na schůzkách lépe vyjadřovat výběrem ze čtyř možností: lajk, srdíčko, aplaus a smích.

Režim Together alias Společně

Režim Together, který byl spuštěn v červenci 2020 v době vrcholící pandemie, nově (slovy Microsoftu) pojímá zážitky ze schůzek tak, aby účastníci měli k sobě blíž, i když jste daleko od sebe. Spojuje účastníky schůzky ve vizuálně atraktivním virtuálním prostoru, jako jsou konferenční místnost nebo amfiteátr, místo neosobních a oddělených boxů. Toto veskrze designové řešení nabízí jedinečné výhody: menší únavu z videokonferencí, lepší pocit spojení s ostatními a efektivnější schůzky“

5. Teams zlepšuje informovanost všech

V současné době je pro firmy více než kdy jindy důležité, aby byli zaměstnanci o všem přehledně a pravidelně informováni a byli naladěni na stejné vlně – ať už pracují kdekoli. Dvě nové aplikace pro Microsoft Teams, postavené na platformě Power Platform, pomáhají firmám efektivněji komunikovat se zaměstnanci.

Bulletiny

Aplikaci Bulletins, jež je určená pro firemní komunikaci, lze snadno integrovat do Teamsů a připnout ji k nim. Bulletins poskytuje prostor, kde manažeři či vedoucí pracovních skupin mohou zveřejňovat poznámky, oznámení a další firemní novinky, a to včetně obrázků a videí. Aplikace je optimalizována pro mobilní zařízení, takže zaměstnanci prostě nikdy nezmeškají důležitá upozornění, aktualizace pracovních plánů ani mimořádné meetingy.

Milníky

Milestones je přidružená appka, která zjednodušuje řízení projektů multifunkčních týmů. Je centrálním místem pro plánování, sledování a aktualizaci postupu prací. Její uživatelé mohou sledovat úkoly podle vlastníků a stavů, případně si zobrazují či sami přidávají aktualizace v deníku aktivit. Ovládací panel aplikace pro produktivitu také poskytuje 360stupňový pohled na celý projekt.

Co týmového říci závěrem 

Rozhodně je více než jasné, že flexibilní, vzdálená a distribuovaná práce tu je a bude i nadále. Většina IT profesionálů očekává, že budou i v dalších dekádách pracovat vzdáleně. V tomto světle, které je vrháno na tento nový svět práce, je bráno využití všech možností služeb, jako jsou Microsoft 365 a Teams, jako samozřejmost. Přinejmenší pak je nutné zvolit aspoň nějakou platformu. 

Konečně pak: buďte dobrý tým. Sjednoťte se a nebrblejte, když vám management firmy vybere pro distribuovanou práci třeba Teamsy. Pár nesporných výhod to má, viz výše. A důležité je umět si na všem najít to dobré. Třeba to, že i dnes vyšlo slunce… 

Odpověď na otázku, kterou jsme si kladli, je: Ano, Teamsy vypadají a fungují velmi dobře. Jsou vhodné pro vzdálenou (spolu)práci a doporučuje je 9 zaměstnanců DCD Publishing z 9.

Zdroj: https://sharegate.com/blog/top-5-benefits-microsoft-teams-for-distributed-work