AI mění každodenní chod kanceláří. Více času na důležitou práci. Na co si dát pozor?

Umělá inteligence se z kancelářského prostředí přesouvá z role zajímavé novinky do pozice běžného pracovního nástroje. To, co ještě nedávno působilo jako experiment, dnes firmám i zaměstnancům pomáhá s každodenní agendou. Největší změny jsou vidět především u rutinních činností, které zabírají čas, ale nepřinášejí vysokou přidanou hodnotu. AI tak postupně mění způsob, jakým lidé pracují s texty, informacemi, daty i organizací pracovního dne.

Nejrychleji mizí opakující se administrativa

Mezi oblasti, které se proměňují nejrychleji, patří práce s textem, dokumenty, prezentacemi, daty, schůzkami nebo firemními soubory. Typickými příklady jsou psaní e-mailů, shrnování dlouhých dokumentů, tvorba zápisů z porad, překlady do více jazyků nebo vyhledávání informací v rozsáhlých materiálech.

„Významnou pomoc nabízí AI také při práci s tabulkami a daty. Během několika sekund dokáže projít velké objemy informací, najít souvislosti a převést je do přehledných reportů či vizualizací. Stejně tak umí prohledat firemní soubory a dohledat relevantní podklady k zadanému dotazu. Důvod, proč právě tyto činnosti automatizace zasahuje nejrychleji, je jednoduchý. Jsou opakovatelné, časově náročné a mají jasně definovaný výstup. To je přesně prostředí, ve kterém AI funguje velmi efektivně,“ říká Adam Petráček z Počítačové školy GOPAS.

Zaměstnancům vrací čas na důležitější práci

„Přínos umělé inteligence nespočívá jen v rychlosti. Ještě důležitější je změna struktury práce. Zaměstnanci se díky ní mohou méně věnovat mechanickému přepisování, dohledávání informací nebo rutinním úpravám dokumentů a více času investovat do rozhodování, komunikace, kreativity a řešení problémů. V praxi to znamená, že lidé nejsou nahrazováni, ale posouvají se k hodnotnějším činnostem. Kancelářská práce se tak může stát efektivnější, ale také svobodnější a smysluplnější,“ říká Michal Španěl, manažer a datový analytik pracovního portálu JenPráce.cz.

Na co si dát při používání AI pozor

„Vedle výhod je však nutné myslet i na správné používání těchto nástrojů. První zásadní oblastí je bezpečnost dat. Zaměstnanci by si měli vždy ověřit, jak konkrétní nástroj pracuje s informacemi a zda je vhodné do něj vkládat interní dokumenty, osobní údaje nebo obchodně citlivý obsah,“ doporučuje Michal Černý z Audiopro.

Druhou důležitou zásadou je kontrola výsledků. AI je rychlá a často velmi užitečná, ale nemusí být vždy stoprocentně přesná. Proto je vhodné ji vnímat jako asistenta, který připraví návrh nebo urychlí práci, nikoliv jako autoritu bez kontroly. Finální odpovědnost za výstup zůstává vždy na člověku.

Třetím doporučením je používat AI jako nástroj pro zlepšení práce, nikoliv jako náhradu přemýšlení. Nejlepších výsledků dosahují lidé, kteří umějí správně zadat úkol, vést systém k požadovanému výsledku a následně výstup kriticky vyhodnotit. AI sama o sobě není ani dobrá, ani špatná – zpravidla jen násobí schopnosti svého uživatele.

Jak se v AI vzdělávat bez zbytečné teorie

Vzhledem k rychlému vývoji technologií dnes dává největší smysl kombinace základního vzdělání a praktického zkoušení. Důležitější než složitá teorie, je získat orientaci v možnostech nástrojů a naučit se je používat v reálné práci.

„Užitečné jsou kurzy zaměřené na využití AI v administrativě nebo školení k nástrojům jako ChatGPT, Microsoft Copilot či Google Gemini. Přínosné bývají také odborné blogy, newslettery a videa s praktickými ukázkami. Často stačí několik hodin experimentování s konkrétními funkcemi a člověk rychle objeví způsoby, jak si denně ušetřit desítky minut práce. Právě drobná zlepšení v každodenní rutině bývají nakonec tím největším přínosem,“ doporučuje Adam Petráček z Počítačové školy GOPAS.

Příklady, jak AI v kanceláři využívají některé české firmy

„Umělou inteligenci využíváme při tvorbě dokumentů, e-mailové komunikaci i práci s interními materiály. Pomáhá nám také s generováním textů a grafiky. Stále větší význam má ale i v oblasti time managementu a logistiky, konkrétně při optimálním plánování tras výjezdů našich týmů – od obchodníků a servisních techniků až po řemeslníky, kteří u zákazníků finálně instalují naše řešení,“ říká Martin Pščolka ze specializované platformy Žaluzieee.cz.

„Řada nástrojů, které dnes používáme, má umělou inteligenci již přirozeně zabudovanou a AI využívají také mnozí naši partneři. V týmu ji nasazujeme hlavně při tvorbě textů, přípravě podkladů a hledání inspirace, kde nám šetří čas a podporuje kreativitu. V managementu stále řadu věcí řešíme osobně a tradičně, zároveň si ale necháváme od AI pomáhat při strategických úvahách, analýzách nebo přípravě podkladů. V zákaznické péči nám zase pomáhá s opakujícími se úkoly, například při třídění dotazů nebo návrzích odpovědí. Samotný kontakt se zákazníky si však chceme ponechat osobní, protože si tohoto vztahu velmi vážíme,“ říká Ruslan Skopal ze společnosti Premium Barefoot, která provozuje například internetový obchod naBOSo.cz.

Zdroj ilustračního obrázku: ThisisEngineering on Unsplash