Microsoft vylepšil spolupráci v řešení Teams a Viva

Přestože v celosvětovém měřítku je hybridní práce něčím, co přirozeně provází pracovní kolektivy již delší dobu, v České republice benefit tohoto způsobu pracovního fungování zůstává do určité míry nedoceněný. Podle studie Microsoft Work Trend Index realizovaném letos i v České republice víme, že Češi jsou v otázce práce odkudkoli konzervativnější než jejich zahraniční kolegové. Klíčové pro zlepšení situace je zefektivnění tohoto druhu spolupráce. I s tím mají za cíl pomoci inovace v řešeních Microsoft Teams a Microsoft Viva.

Návrat do kanceláří: Česko versus svět

Pandemie Covid 19 způsobila velmi rychlý přesun Čechů z pracovišť do domácího prostředí. I když se dá říct, že jej Češi v konečném důsledku dobře zvládli, motivace tím, že se po skončení pandemie vše bez rozdílů vrátí do starých kolejí, je dle průzkumu Workmonitor společnosti Randstad silně patrná především u vedoucích pracovníků.

S tím úzce souvisí i další klíčové závěry studie Microsoft Work Trend Index, které ukazují ne zcela příznivý stav připravenosti českých lídrů na hybridní pojetí spolupráce. Jen čtvrtina českých lídrů totiž hodnotí aktuální podmínky svého týmového pracovního nastavení pozitivně, zbylých 75 % spíše “přežívá“. Celosvětová data jsou přitom téměř opačná: Jen každý desátý lídr hodnotí aktuální pracovní průběh jako složitý, pozitivně situaci vidí 61 % z nich.

Na druhou stranu zní i hlasy z řad českých zaměstnanců. Více než třetina z nich (34 %), kteří před pandemií vykonávali práci pouze z kanceláře, chce do budoucna toto pojetí kombinovat i s prací odjinud. Další třetině vyhovuje si flexibilně uzpůsobovat i čas, v kterém se práci věnují. Ruku v ruce s tím požadují i kvalitní kancelářské vybavení a skvěle zvládnuté podmínky pro hybridní práci ze strany zaměstnavatele. Stoprocentní návrat do kanceláře upřednostňuje pouze desetina respondentů.

Svůj pohled na aktuální situaci v oblasti hybridní spolupráce má i Jared Spataro, viceprezident pro Microsoft 365, který uvádí: “Těším se na nové možnosti, které nám budou pomáhat efektivně spolupracovat bez ohledu na to, kde a v jakém časovém pásmu zrovna jsme. Ve společnosti Microsoft věříme, že hybridní práce je tou správnou cestou vpřed. Domníváme se, že pokud firemní lídři chtějí svým zaměstnancům v hybridním prostředí vytvořit podmínky k úspěšné práci, musejí své organizace proměnit s využitím nového provozního modelu zohledňujícího jejich potřeby. Vytváříme také prostředí rovnocenných možností pro všechny bez ohledu na to, zda se nacházejí v konferenční místnosti, prezentují vzdáleně z domova nebo schůzku sledují ze záznamu.“

Covid-19 poukázal také na reálné problémy, kterými jsou únava ze schůzek a digitální přetížení. Práce na dálku určitě představuje výzvu pro udržování naší životní pohody. Microsoft má za cíl tyto nepříznivé vlivy maximálně zmírnit, a proto jsme do Teams přidali řešení Microsoft Viva. Jde o nový typ platformy (tzv. EXP – platforma pro zaměstnaneckou zkušenost), která organizacím pomáhá vytvořit silnou podnikovou kulturu s angažovanými zaměstnanci a inspirujícími leadery a také pomáhá jednotlivcům i týmům udržovat duševní, emoční i fyzickou pohodu – tzv. wellbeing.

Spolupráce jako nedílná součást úspěchu

Efektivní spolupráce s využitím hybridních a asynchronních modelů vyžaduje, aby lidé měli k dispozici prostředí s opravdu bohatou škálou funkcí, například v prostředí schůzek, kde definují a rozlišují čas a potřeby před schůzkou, během ní i po jejím skončení.

Nedávno jsme oznámili nové prvky frameworku Fluid v prostředí chatu. Ty vytvářejí prostředí pro asynchronní spolupráci v reálném čase v dosud nevídané míře. Pokud jsme doteď byli zvyklí spolupracovat jen v celých dokumentech, excelových tabulkách nebo obecně s celými soubory, díky Fluid frameworku nyní můžeme spolupracovat i v rámci jednotlivých prvků komunikace (spolupráce v tabulce vložené přímo v zprávě v chatu, v agendě schůzky v Outlooku nebo třeba se živými poznámkami ze schůzky). Je možné je upravovat a sdílet v Teams a dalších aplikacích Office.

Novinkou je rozšíření komponent Fluid pro schůzky přes Teams, OneNote, Outlook a Whiteboard, které usnadňují synchronní i asynchronní spolupráci v Teams a aplikacích Office. Nové jsou i funkce chatu zajišťující větší podporu asynchronní spolupráce, aby se práce mohla posouvat kupředu i mezi schůzkami. Prostřednictvím připnutých zpráv mají členové chatu kdykoli rychlý přístup k nejdůležitějšímu obsahu. Odpověď na konkrétní zprávu v chatu udržuje kontext v rámci konverzace.

V průběhu uplynulého roku výrazně narostl počet schůzek a stejně tak i objem nestrukturované komunikace. Ze závěrů studie Work Trend Index vyplývá, že uživatelé Teams odesílají o 45 %  víc zpráv v rámci chatů (měřeno na osobu a týden), než před rokem. Přibývá také neplánovaných a nestrukturovaných schůzek. Nové komponenty Fluid ve schůzkách pomáhají vyrovnat se s tímto digitálním přetížením. Usnadňují agendu, zápis poznámek a přidělování úkolů přímo v rámci schůzky a poskytují přístup k důležitému obsahu, kdykoli je zapotřebí. Vše je navíc automaticky „umístěno“ na nové kartě poznámek ze schůzky v OneNotu. Přímo v průběhu schůzky můžete diskuzi pojmout interaktivněji tím, že své nápady a postřehy vytvoříte v aplikaci Whiteboard, kde je lze rovnou i upravovat. Komponenty Fluid je také možné využívat všude v aplikaci Outlook (v e­mailech nebo v kalendáři), což usnadňuje řízení času, plánování programu a organizování poznámek a úkolů napříč aplikacemi.

Rovnocenné zapojení kdekoliv a odkudkoliv

Zajištění lepšího prostředí hybridních schůzek pro všechny spočívá především v poskytnutí stejné možnosti zapojit se účastníkům v místnosti, z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna nacházejí. Vylepšení schůzek přes Teams a řešení Microsoft Teams Rooms jsou navržena tak, aby hybridní prostředí posunula opět o úroveň výše.

V průběhu letošního roku uvedeme v Teams Rooms rozložení zobrazení schůzky Front row (První řada), díky němuž budou interakce přirozenější. Účastníkům schůzky přímo v místnosti navodí silnější pocit kontaktu s lidmi připojenými vzdáleně. Video galerii jsme přesunuli do spodní části obrazovky, aby vzdálení účastníci byli tváří v tvář s účastníky v místnosti. K rovnocennému zapojení všech napomáhá také udržování obsahu schůzky kontextovými informacemi, jako jsou agenda, úkoly a poznámky. Pro účastníky v místnosti bude také viditelný chat dané schůzky, aby měli přehled o komentářích a mohli na ně reagovat.

Aby se i vzdálení účastníci mohli co nejvíce zapojit do schůzky, Teams Rooms rozšíří plochu obrazovky prostřednictvím nových rozložení videa, která v době, kdy není sdílen žádný obsah, zobrazí video galerii přes více displejů. Takto rozšířený prostor umožní větší a reálnější zobrazení vzdálených účastníků. Letos v létě také do Teams Rooms přineseme další funkce z desktopové verze, abychom pomohli zaměřit pozornost na vzdálené účastníky, kteří se do schůzky zapojují. Mezi tyto funkce patří živé reakce, zvýraznění videa, možnost připnout více streamů videa (bude k dispozici letos na podzim) a bubliny chatu při použití klasického rozložení videa v mřížce.

Dbáme také na jasnou identifikaci těch, kdo na schůzce právě mluví. Inteligentní reproduktory pro Teams, nyní obecně dostupné od společností EPOS a Yealink, jsou navrženy pro Teams Rooms. S použitím technologie společnosti Microsoft pro rozpoznávání hlasu identifikují osobu, která v místnosti mluví, a přidávají její jméno do přepisu schůzky. Přepis schůzky se jmény hovořících umožňuje lidem soustředit se na to, čím mohou ke konverzaci přispět. Ti, kdo se nemohli schůzky zúčastnit, si pak mohou projít záznam konverzace.

Nové je i prostředí Teams Rooms na zařízeních Surface Hub. To přináší do místnosti schůzky další oblíbené funkce a ovládací prvky z desktopové verze, včetně modernizovaného zobrazení schůzky, možnosti Režimu společně a funkce PowerPoint Live. Od letošního podzimu bude také na zařízení Surface Hub dostupné nové prostředí Microsoft Whiteboard, což všem umožní kreslit a psát rukou na jednom digitálním plátně.

Aby práci na tabuli mohli iniciovat nebo se do ní zapojit i vzdálení účastníci, vytvořili jsme zcela nové prostředí aplikace Whiteboard zaměřené na hybridní práci, které všem účastníkům umožňuje vizuálně spolupracovat na stejném digitálním plátně. Od letošního léta budou dostupné nové funkce, které všem umožní přenést stávající obsah na tabuli a využívat ho při spoluvytváření. Nové šablony pomohou skupinám rychleji začít pracovat na nápadech, zlepší schopnost držet krok s přispěvateli a umožní jim využívat další funkce. A to jak z dotykových zařízení, tak pomocí klávesnice a myši.

Efektivní hybridní schůzky vyžadují, aby každý z účastníků mohl rovnocenně prezentovat a zároveň prezentaci sledovat. Nové funkce PowerPoint Live pomohou vytvořit sdílený prostor pro spolupráci s využitím příspěvků od všech účastníků schůzky. Překlad snímku umožní zobrazit si prezentaci ve zvoleném jazyce pro každého účastníka individuálně, aniž by to ovlivnilo zbytek účastníků. Nové používání rukopisu vám umožní přidávat do prezentace v PowerPointu v jejím průběhu poznámky. S pomocí laserového ukazovátka také můžete nasměrovat pozornost na klíčové body.

Stejné funkce jsou k dispozici i v mobilní aplikaci Teams. PowerPoint Live a dynamické zobrazení jsou teď dostupné i na mobilních zařízeních. Vlastní pozadí je v současnosti k dispozici ve verzi pro iOS a brzy bude dostupné i pro Android.

Prostor pro odpočinek

Od začátku pandemie Covid-19 se čas, který uživatelé Teams tráví na schůzkách, téměř zdvojnásobil. Na sebe navazující schůzky zvyšují stres a je pak obtížnější udržet si soustředěnost a zapojení. Meditace a mentální cvičení s pomocí aplikace Headspace však pomůže snížit úroveň stresu a zlepšit soustředěnost. Stačí jen pár minut denně. Koncem měsíce začneme v rámci aplikace Viva Insights v Teams nabízet vybranou sadu řízených meditací a mentálních cvičení od společnosti Headspace, které vám pomohou začít den dobře naladěni, uvolnit se před důležitou prezentací nebo se večer odreagovat od pracovních povinností.

Budeme dál stavět na schopnosti aplikace Viva Insights pro plánování času na intenzivní práci bez vyrušování, kdy jsou ztlumena oznámení Teams, a v následujících měsících v této aplikaci představíme nový režim pro soustředěnou práci. Tato funkce nabídne hudbu od společnosti Headspace, která napomáhá soustředění, a časovače, které vám pomohou pokročit v práci na důležitých úkolech a prokládat ji naplánovanými přestávkami.

Práce na dálku stírá fyzické hranice mezi pracovním a osobním životem, což vede k nárůstu komunikace po skončení pracovní doby a vytváří pocit, že člověk je neustále na příjmu. Chceme lidem pomoci najít rovnováhu a chránit si svůj osobní čas. V následujících měsících nabídne aplikace Viva Insights možnost nakonfigurovat si dobu klidu. Mimo pracovní dobu tak ztlumíte mobilní oznámení z aplikací Outlook a Teams a získáte také osobní přehledy, jak dobře se vám daří při soustředění či po práci vypnout. Nastavení doby klidu bude dostupné i pro uživatele mobilních aplikací Teams a Outlook a doprovázet je budou ovládací prvky pro správce IT v nástroji Microsoft Endpoint Manager. Ty jim umožní vytvořit pravidla ztlumení oznámení po pracovní době pro celou organizaci.