Směr a vývoj nástrojů pro spolupráci

Digitální nástroje pro kolaboraci ve velké míře určují, jakým způsobem pracujeme, definují podmínky kooperace a také to, jestli naše spolupráce probíhá efektivně. Nezřídka tyto nástroje zapojujeme do projektů v celé jejich šíři, od prvotního náčrtu a myšlenky přes koordinaci až po konečné vyhodnocení.

Podívejme se spolu na několik trendů a směrů, které budou v následujících měsících až letech určovat další evoluční kroky těchto nepostradatelných virtuálních pomocníků.

Produktivita: všechny funkce na jednom místě

Asi nejzásadnějším pojmem a hybnou silou v rozvoji kolaboračních nástrojů je integrace. Ještě přibližně před polovinou minulého roku jsme byli svědky toho, jak si velké firmy jako Google nebo Microsoft postupně uvědomovaly, že uživatelé většinu svého času využívají hned několik nástrojů, nechávají je běžet na pozadí a často mezi nimi přepínají. Cílem vývoje, který bude dál pokračovat, je lidem práci usnadnit tím, že najdou vše potřebné takříkajíc pod jednou střechou.

Typickým příkladem je rozvoj platformy Microsoft Teams, která za tu dobu přibrala funkce cloudového úložiště OneDrive a provázala se nativně s kalendářem v Outlooku. Desítky dalších integračních možností leží na bedrech všemožných pluginů.

Microsoft v provázání nástrojů v Office 365 ušel pořádný kus cesty a vývojářská roadmapa updatů odhaluje desítky dalších chystaných funkcí. Jmenujme třeba zcela nový způsob sdílení souborů mezi platformami, automatický překlad chatu nebo chystanou funkci SharePointu nazvanou Auto-News Digest, která firmám umožní sdílet nejnovější pracovní změny a události se svými zaměstnanci v podobě newsfeedu.

Podobně je na tom v tuto chvíli i Google Workspace, který provázal funkce dřívějšího GSuite s ostatními nástroji této společnosti. Uživatelé tak mohou v e-mailovém klientu Gmail pracovat s funkcemi služby Chats, Docs, Sheets a Rooms, aniž by museli otevírat nové okno. Zvýšila se také interaktivita určitých prvků, kde se dřív pracovalo jen s náhledy. Tyto prvky je nyní možné přímo editovat.

Efektivita a lepší workflow mají udávat trend vývoje i do budoucna, a to především co se týče kolaborace. Google do svých nástrojů postupně integruje možnost otevírat videokonference v náhledovém okně, takže uživatelé mohou například zároveň editovat a komentovat texty, a přitom spolu hovořit v jednotném pracovním prostředí. Chystanou funkcí do budoucna především pro velké firmy je třeba cloudové vyhledávání spolupracovníků podle jejich dat z provázaných platforem.

Komunikace: více videa a lepší kvalita

V současné situaci, kdy většina světa zažívá (a ještě bude nějakou chvíli zažívat) různé stupně karanténních opatření od povinného home officu až po hrozící lockdown, je velmi obtížné stýkat se s partnery a kolegy tváří v tvář. V některých momentech, jako nyní, je to dokonce protizákonné.

Digitální videokonferenční platformy, jako je například Zoom, Microsoft Teams, Google Meet nebo Cisco Webex pracujícím uživatelům umožňují zůstat se svým okolím v kontaktu alespoň prostřednictvím obrazovek počítačů. Nicméně přiznejme si, osobní kontakt tím nenahradí. Nejenomže trpí naše sociálno, ale často i efektivita práce. Ti, kteří musejí denně vyřídit půl tuctu callů, než se něco domluví, to jistě znají na vlastní kůži.

Nic lepšího než audiovizuální přenosy však v současné době ke komunikaci nemáme. I přes všechny nepříjemnosti jde o zdaleka nejefektivnější způsob, jak mezi sebou rychle vyměňovat informace, zvlášť ve srovnání s psaným projevem.

Předpokládá se tedy, že tento fakt bude nadále podněcovat další a překotný vývoj videokomunikačních platforem. Ty by měly fungovat efektivněji díky ještě širšímu provázání s ostatními nástroji produktivity, čímž by mohly odstranit některé současné negativní a zdržující aspekty. Příkladem může být nahrávání videovzkazů, krátkých zpráv, které by se daly připnout na události v kalendáři nebo úkoly v plánovači. Velkou příležitost také poskytují uvažované možnosti vyšší interaktivity videopřenosů a jejich gamifikace. Vzdálenější budoucnost zase představí konference ve VR.

Komunikace se neposouvá jen směrem k větší efektivitě, ale spěje také k optimalizaci. Důraz tak bude v blízké budoucnosti kladený na stabilitu připojení a čistotu přenosu. Poskytovatelé všech typů komunikačních nástrojů a platforem mají tímto způsobem v následujících letech více usilovat o co nejlepší zákaznickou zkušenost.

Jenže statistiky ukazují, že do vybavení pro digitální komunikaci (kamery, mikrofony apod.) uživatelé obecně neinvestují tolik jako třeba do zobrazovacího HW. A tak při optimalizaci svých služeb musejí poskytovatelé pracovat s tím, co už uživatelé doma mají. Zásadní roli hraje optimalizace hardwarová. Takže trend velí, že zatímco rozlišení tváře vašeho kolegy na 4K obrazovce bude postupně vyšší a vyšší, výpočetní nároky by měly růst mnohem mírněji.

Jen pro doplnění: očekává se, že investice do vybavení pro komunikaci v dalších letech porostou a je možné, že nové kamery si někteří z nás budou pořizovat stejně často jako grafické karty. To dává logiku, když si uvědomíme, že home office s námi zůstane a už nyní na 55 % společností značně snížilo zdroje pro provoz klasických konferenčních a zasedacích systémů.

Hybridní kolaborační platformy

Společnosti možná přišly o své konferenční místnosti a zasedání, ale o co rozhodně nepřišly, je pro ně specifické know-how práce. Často ho ale upozadily. Během přechodu na digitální platformy se styl práce každého z nás musel podřídit novým nástrojům. Třebaže jsme si vybrali tu nejlépe vyhovující platformu, ke změnám v našem přístupu zkrátka dojít muselo. Organizace a s nimi i jejich zaměstnanci se museli adaptovat. Kéž by to tak mohlo být naopak a adaptovat se podle nás mohly samotné platformy…

To je ale jen jedna strana mince, která hraje do karet vývoji hybridní kolaboraci. Tou druhou je bezpečnost dat, se kterými pracujeme. Většina kolaboračních nástrojů funguje v prostředí cloudu, a to znamená, že vše, co si mezi sebou při práci pošleme, se dostává na úložiště k poskytovateli služby. Určité organizace tomuto schématu nemohou přijít na chuť a o ochranu svých dat se chtějí starat samy, typicky třeba finanční instituce. To by v budoucnu také mohla umožňovat technologie hybridních kolaboračních platforem.

Ty, podobně jako u síťové infrastruktury, kombinují vnější, cloudové úložiště a s ním spjaté platformy s těmi, které spravujeme on-premise. K ní se externí pracovníci připojují přes zabezpečená a ověřená připojení VPN a data se nedostávají mimo firmu. Při práci také obvykle panují vysoké bezpečnostní standardy.

Zde se oklikou vrátíme k onomu pracovnímu know-how, které společnosti dřív upozadily. Hybridní platformy si z velké části spravuje samotná firma a ta si je může mnohem lépe přizpůsobit svému provozu a nastavit tak, aby se dřív fungující a osvědčené metody práce zase vrátily do jejích denních procesů. Samozřejmě, takto nastavená spolupráce postrádá určitou pružnost, kterou dnes běžně považujeme za velký benefit kolaboračních nástrojů. Jde ale o jednu z možných cest, kam se budou trendy v dalších letech posouvat.

Asynchronní práce a její individualizace

Říká se, že digitální kolaborační nástroje a s nimi spjatá práce na dálku dala vyniknout novému typu zaměstnance. Je jím expertní pracovník, externista, který nemusí být přítomný ve firmě a výkon jeho práce ani nevyžaduje, aby byl vždy připojený, online a k dispozici. To, že práci na dálku akcentují jak zaměstnanci, tak i samotný pracovní trh, je zřejmé dle statistik. Na jednu stranu tím sice společnosti přicházejí o leckterý aspekt firemní kultury, na stranu druhou jim to dovoluje využít potenciál nejenom lokálních talentů, ale do svých projektů zapojit experty v celém globálním měřítku.

A je zřejmé, že různí profesionálové s různým zaměřením a z různých koutů světa mají také různé pracovní návyky a požadavky. Typickým případem asynchronně pracujících uživatelů jsou zaměstnanci velké firmy, kteří pracují z různých koutů světa a z různých časových pásem. Jeden z nich vstává, zatímco ten další jde „do hajan“.

Metody a nástroje asynchronní kolaborace, která se bude v následujících letech těšit stále většímu zájmu firem, uchazečů i dlouhodobých pracovníků, se stanou základním vybavením kolaboračních platforem. Půjde o to zabezpečit, aby každý z pracovníků měl přístup k nejnovějším informacím, datům a souborům a věděl o nejčerstvějších pokrocích na projektu, aniž by byl online a aktuálně pracoval.

Samozřejmě, takový asynchronní model práce není vhodný pro každý typ byznysu, ale některé jeho prvky by mohly fungovat téměř kdekoliv a kolaborační nástroje se svými chaty, inboxy, newslettery a upozorněními k takovému modelu směřují. V jistém smyslu by tak dovršily ideál stojící za myšlenkou home officu, na druhou stranu by se tím kooperace ještě více individualizovala. A je otázkou, do jaké míry by to pak byla ještě spolupráce.

Firemní kultura v podobě softwaru

Nebojte, nebudeme teď zdlouhavě přemýšlet nad tím, jestli můžeme své kolegy na digitálních platformách skutečně ještě považovat za kolegy. Ani nechci teoretizovat, zdali nám kolaborační nástroje pomohly dosáhnout něčeho víc a nejsou jen náhražkou za běžný pracovní kontakt, který nám pomalu a smutně mizí ze slovníku. To nejspíš záleží na tom, jak dobře jsme je dokázali využít.

Jedna věc ale za zamyšlení stojí: je zcela jisté, že budou v našem pracovním životě hrát čím dál výraznější úlohu, a už v tuto chvíli značně definují naši firemní kulturu. A může se stát, že ji brzy budou určovat zcela.