Jak vést správně mítink

Každý správný mítink by se měl řídit několika pravidly, jejichž dodržování si vezme na starost vedoucí porady, který by měl být v ideálním případě zároveň i nadřízeným všech přítomných. Porada by měla mít kromě vedoucího také jasnou strukturu. Měla by se skládat z šesti částí:

• debata a rozhodování;
• sliby;
• požadavky;
• dokazování;
• informování;
• sdílení vlastních poznatků.

Největší prostor by se měl přitom věnovat shodně částem požadavky a sliby, o něco menší, ale stále významný prostor by měla dostat rozhodovací část a ty ostatní by se měly shodně podělit o zbývající čas. Většinou se při poradách ztrácí drahocenný čas informováním a dokazováním, což při tvorbě společného projektu většinou nemá takový význam.

Pozitivní přístup

Přistupujte k poradám pozitivně. Neměli byste svým zaměstnancům naznačovat či dokonce napřímo říkat, že vás porady nebaví, že nic nového nepřinesou nebo že je to pro vás naprostá ztráta času. Pokud tomu tak opravdu je, musíte s tím něco udělat. Rezignování na kvalitu mítinků nikomu neprospívá. Pokud budete své porady pravidelně shazovat, určitě se znelíbí i vašim podřízeným, kteří tak pouze zkopírují váš přístup. V takovém případě by bylo lepší porady úplně zrušit. Ušetřili byste si spoustu času na jiné činnosti.

Nedelegujte vedení – buďte vůdcem

Když už změníte svůj přístup, měli byste si také uvědomit, že je důležité, abyste porady vedli vy osobně. Určitě nepřenášejte tuto pravomoc na nikoho jiného, protože váš zástupce nemusí mít k poradě, případně i k celé vaší firmě stejný přístup jako vy. Kdežto vy se v této pozici určitě budete snažit všechno stihnout v co nejkratší době a pokud možno co nejefektivněji.

Jasný účel

Každý mítink by měl mít jasně definovaný účel jako třeba: Navrhnout vzhled webu. Pokud se nad konkrétním cílem, k němuž byste měli během porady dojít, nedohodnete, riskujete, že se vám může vše zhroutit jako domeček z karet. Lidé začnou odbíhat od tématu a za pár minut se vám seriózní firemní porada změní na hospodské tlachání u půllitru piva. Každý může rozvádět myšlenku svého předchůdce, ale to podstatné se vám jednoduše vyřešit nepodaří, a to právě kvůli neurčenému účelu.

Pozvat jen ty, jichž se téma týká

Stejně jako mítink musí mít jasný účel, mělo by být rovněž zřejmé, kdo se jej bude účastnit a kdo ne. K tomu nám poslouží právě zmíněný předchozí bod, v němž jsme si určili důvod porady. Od toho také můžeme odvodit, pro koho má tato porada význam a pro koho nikoliv. Je jasné, že porada o novém vzhledu webu se bude dotýkat především vedení a grafického oddělení, které vedení přednese své návrhy, popřípadě by k tomu měl co říct i správce webu z pohledu funkčnosti. Rozhodně by takto zvolená porada nepřinesla žádné ovoce obchodníkovi, jehož by tak zbytečně okrádala o čas, který mohl věnovat úplně jiným záležitostem.

Plánovat

Plánování je důležitou berličkou, o níž se budete moci během porady opřít. Nestačí jen naplánovat poradu tak, aby všem jejím účastníkům ladila s harmonogramem. To je málo. Vy si musíte rozvrhnout celou poradu tak, aby vám vystačil vytyčený čas (ten by neměl být o moc delší než hodina – pozn. red.). Ideální by bylo rozvrhnout si veškeré části programu s pětiminutovou tolerancí. Pak získáte prostor pro manévrování mezi jednotlivými částmi mítinku. Pokud skončíte o nějakou dobu dříve, určitě se na vás nikdo nebude zlobit. V opačném případě však tato situace hrozí. Plánování se pojí rovněž s frekvencí porad. Ta by měla být pokud možno pravidelná. Vše však záleží na konkrétním tématu. Některé projekty si zasluhují častější porady než jiné. Dokážete si asi představit, že novináři v deníku se budou scházet denně, kdežto programátory by takové scházení stálo příliš mnoho cenného času. Když si nebudete mít na poradě co konstruktivního říct, raději ji zrušte.

Obsah o den dřív

S řádným plánováním vám pomůže i tento bod seznamu. Již máme určený hlavní účel porady i její účastníky. K dokonalému plánování bychom se měli dostat právě díky tomu, že obešleme všechny účastníky a zeptáme se jich, co budou chtít na poradě zmínit. Ideální by bylo je oslovit pár dní, nejpozději však den před poradou. Dotyční se nad problematikou zamyslí a přijdou s konstruktivními připomínkami a nápady, které by mohly celý projekt posunout zase dál.

Dochvilnost je výsadou králů

Pamatujte si, že dochvilní musíte být nejen na jednání se svými obchodními partnery, ale také na interních mítincích. Pokud nebudete dodržovat stanovené harmonogramy, které jste si tak pracně připravili během plánování porady, může se vám stát, že vám někdo z porady odejde. Doba trvání porad se často protahuje. Je pak na vedoucím pracovníkovi, aby případně urychlil její průběh. Samozřejmě se nevyplácí ukončovat plodnou debatu, která by mohla vyřešit celý problém, v takovém případě je vhodné zkontrolovat kalendáře přítomných a oznámit, že se porada o pár minut protáhne, aby na to byli přítomní připraveni. Rovněž je úlohou vedoucího porady usměrnit konverzaci tak, aby se vše zbytečně neprodlužovalo. Pokud tedy někdo mluví úplně „mimo mísu“, „utněte“ to hned v zárodku. Obdobně byste měli ukončit řeč jednotlivce, který vlastně nic neřekl (typické pro politiky a marketingové vedoucí). Pamatujte si, že v tomto ohledu jste diktátor a žádná diskuze o ničem se nepřipouští.

Zpestřete si program

Každá porada by měla mít nějaké zpestření. Je vhodné všechny přítomné vykolejit ze zažitých kolejí, a rozvíjet tak jejich kreativní myšlení. Pokud budete mít pokaždé zpestření, určitě tím u svých podřízených vzbudíte zájem. Přitom mnohdy stačí velmi málo – můžete zahájení mítinku okořenit nějakou aktuální anekdotou či týmovou soutěží. Členové vašeho týmu se tak snáze uvolní a budou se lépe soustředit na řešení konkrétních potíží. Není ani od věci začít poradu pořádnou peckou. Když tu nejdůležitější otázku vyřešíte hned ze začátku porady místo nudné agendy, zbytek času mítinku vám uteče mnohem rychleji. A hlavně se nemusíte bát, že na řešení nejdůležitějšího problému nezbyde čas.

Nechte mluvit ostatní

Diktatura sice platí u dodržování tématu, ale pokud chcete mít podnětnou diskuzi, měli byste nechat přítomným prostor k diskuzi. Pokud jim budete neustále vstupovat do řeči, nebo je dokonce ani nepustíte ke slovu, nedočkáte se kýženého výsledku. Produktivita naopak klesne na nulu a vaše porady budou přítěží. Samozřejmě je zapotřebí konverzaci nějakým způsobem řídit a dodat aktuální informace o projektu, ale pak by měli dostat slovo účastníci porady, kteří na ni byli pozváni proto, aby spolupracovali. Bez toho, aby se mohli uceleně vyjádřit, se k cíli jen tak nedostanete.

Na čem jsme se dohodli?

Vzhledem k tomu, že se řídíte radou ohledně plánování přibližného časového harmonogramu porady, bude pro vás provedení této rady velmi jednoduché. U každého bodu programu je dobré ohlédnout se za konečným rozhodnutím. Vyvarujete se tak nejasným rozhodnutím nebo problémům zahraným do autu. Díky těmto rekapitulacím se nejen zopakují konečné závěry, k nimž jste během mítinku došli, ale také se často rozpoutá další podnětná debata na dané téma.

Některým tématům dejte „stopku“

Během debatní části porady se často dotknete témat či způsobů řešení, které by pro vás do budoucna mohly mít velký význam, ale momentálně tomu tak není. Pokud na takové otázky narazíte, je nejlepší vystavit jim „stopku“. Vzhledem k aktuálnímu problému, pro něž jste si vyhradili danou poradu, jsou totiž irelevantní. Není tedy nic jednoduššího, než si tyto body zapsat do poznámek, přerušit diskuzi, která k nim vznikla, a vrátit se zpět k původnímu tématu. Vyřešíte tak, co potřebujete, a těmto „stopkám“ se můžete věnovat později. Někdy je vyřešíte i běžným e-mailem, případně pro ně můžete udělat samostatnou poradu.

Zpětná vazba

Všechny uvedené rady jsou důležité, na co však zapomenout nesmíte, je určitá varianta zpětné vazby. Nemusíte se přítomných dotazovat, jak se jim dnešní porada líbila. O to ve skutečnosti ani tak nejde. Nicméně byste se měli členů svého týmu zeptat, zda jste na něco nezapomněli, případně jestli mají něco, s čím by se chtěli na poradě podělit, ať už jde o nějaké problémy nebo naopak pozitivní připomínky. Mnohdy tak vzniknou velmi zajímavé nápady, na které byste bez této zpětné vazby nikdy nemuseli ani přijít.

Porady bývají v některých firmách vnímány jako negativní položka v jejich kalendáři, ať už proto, že kvůli nim „ztrácejí“ svůj drahocenný čas, anebo kvůli negativnímu pojetí porad jako takových. Pokuste se proto tohle dogma změnit. Udělejte z pravidelných porad něco, na co se mohou vaši spolupracovníci těšit. Skupinová práce by měla být zábavná a hlavně pozitivní. Ne nadarmo se říká, že s úsměvem jde všechno líp.