Průzkum Canon: Firmy se topí v papíru, Češi chodí ke kopírce 20krát denně

Z průzkumu Canonu na reprezentativním vzorku českých firem například vyplynulo, že téměř každý pátý zaměstnanec chodí více než 20krát denně ke sdílené kopírce. A šanony, do nichž se ukládají tištěné dokumenty, zabírají ve firmách prostor o rozloze několika desítek metrů čtverečních.^[1]

I když 85 % zaměstnanců v českých kancelářích vyhovuje hybridní způsob práce, který získal na popularitě během období pandemie, a téměř stejný počet souhlasí s důležitostí digitalizace, ve dvou třetinách firem se stále většina procesů řeší na papíře. Takový přístup nejen že brzdí digitální transformaci, kterou jako svou prioritu uvádí státní správa i Evropská unie, ale zároveň brání v rozvoji i samotným firmám.

Zbytečné pochůzky

Manažeři možná ani netuší, kolik času jejich zaměstnancům zabere každý den chození od pracovního stolu ke kopírce a zpět. Nejnovější průzkum Canonu odhalil, že 57 % lidí jde ke sdílené kancelářské multifunkci více než 5× denně. To znamená klidně i jednou za hodinu, nebo ještě častěji. Zhruba třetina lidí pracujících v kancelářích musí ke kopírce více než 10x denně, a celých 16 % chodí k tiskárně dokonce více než 20× denně.

K tomu přidejme, že 35 % zaměstnanců musí k tiskárně urazit cestu v délce od 4 do 10 metrů a 12 % respondentů průzkumu musí pokaždé ujít dokonce více než 10 metrů. „Pokud by si manažeři vynásobili počty pochůzek a vzdálenost, vyjdou jim ohromující čísla a časy, které jejich zaměstnanci denně tráví ‚na cestách‘ místo u svého počítače,“ upozornila Eva Kučmášová, šéfka komunikace Canonu ve střední Evropě.

„Dnes je módou nosit chytré hodinky a sledovat ušlé kroky. Takovou činnost by ale lidé měli vyvíjet hlavně ve svém volném čase, v kanceláři dlouhými a opakovanými cestami ke kopírce ztrácí čas, který by se dal věnovat práci s přidanou hodnotou,“ dodává. 

Ke cloudu chodit nemusíte

Na efektivitě provozu, ale také bezpečnosti dokumentů a flexibilitě zaměstnanců se proto v čím dál větším počtu firem podílí nejmodernější cloudové systémy. Díky nim mají lidé přístup k firemním dokumentům odkudkoliv a spravují zde i tisk nebo skenování. 

„Cloudové řešení uniFLOW Online práci lidí výrazně zefektivní. Třeba díky funkci Follow Me je možné dokumenty z cloudu tisknout na zařízení, které máte zrovna nejblíže. A to i když třeba procházíte jednotlivými patry své firmy. Dá se říci, že všechny vaše tiskou jdou neustále s vámi,“ řekla Eva Kučmášová. Nová generace tiskáren má navíc sníženou hlučnost na minimum, takže je možné je umístit přímo mezi zaměstnance a nespoléhat jen na jednu sdílenou ‚chodbovku‘.

Jak ušetřit desítky metrů prostoru

Digitální kancelář založená na cloudu také vyřeší čím dál palčivější problém mnoha firem – nedostatek místa v kancelářích. 52 % respondentů v průzkumu uvedlo, že šanony plné papírových dokumentů a firemní archiv zabírají odhadem více než 10 m², zhruba každá pátá firma pak má tištěné dokumenty dokonce na ploše větší než 50 m².

„V uniFLOW Online lze všechny digitalizované dokumenty zařadit do přehledných složek, v nichž se snadno vyhledává. O jejich zabezpečení nemusíte mít strach, toto řešení odolá všem hackerským hrozbám a nikdo kromě zaměstnanců, kteří mají od firemního správce povolení, se do archivu nedostane,“ uzavřela Eva Kučmášová z Canonu.

^[1] Průzkum probíhal telefonickým dotazováním (metodou CATI) v srpnu a září 2022 ve 100 českých firmách s 50 a více zaměstnanci.