Vlastní IT vs. outsourcing: co je lepší?

IT je základní součástí dnes už pomalu každého podnikání, a pokud se o IT stará společnost správně, může podporovat růst a rozvoj firmy. Tento obor se s tím, jak je stále důležitější, stává také složitějším. Dnes je potřeba IT větší než kdykoli dřív, ale rozpočty se zmenšují, marže snižují – jak tedy získat komplexní IT, které podpoří vaše potřeby a rozpočet?

Pojďme rovnou k hlavním otázkám, které dnes firmy řeší: vyplatí se vlastní správa IT, nebo je lepší ji outsourcovat? Pro koho se hodí kombinace interního a externího IT?

Všechny tyto modely mají své výhody i nevýhody a my si je teď přiblížíme.

Výhody a nevýhody vlastního IT oddělení

Největší výhoda vlastního IT je znalost prostředí, které interní „ajťáci“ mají. Jsou začleněni do podnikání. Každý den pracují s celým týmem a chápou hodnotu, kterou každý jednotlivec a každé oddělení poskytuje konkrétnímu podnikání. Vědí, co firma potřebuje, aby hladce fungovala a zvýšila svůj nejvyšší zisk. Znají lidi, jejichž požadavky a potřeby řeší. 

Interní tým IT rozumí lidem, uživatelům, zákazníkům i potenciálním zákazníkům. Rozumí obchodním cílům společnosti a metrikám úspěchu.

Pokud jde o taktičtější stránku věci, mít vlastní help desk má své výhody. Jde o tým podpory, který si vybudoval hluboké znalosti o všech systémech a nastavení, a proto má možnost přeskočit fázi „seznamování se“ a může rychle řešit problémy.

Každý ve firmě ví, kde ajťáka najde, jelikož interní IT oddělení je na místě a poskytuje služby pouze pro konkrétní společnost. Je k dispozici, kdykoli jsou potřeba. Uživatel v kanceláři může poslat zprávu nebo vstát, dojít k IT oddělení a řešit problém přímo.

Jenže malé interní týmy IT se často zahlcují každodenní podporou uživatelů nebo dotazy. To neponechává mnoho prostoru pro kreativní technologická řešení, která podporují inovace a růst. Pokud středně velká firma má pouze jeden IT tým nebo odborníka, který je zodpovědný za veškerou podporu a dotazy, není schopen zkoumat nejnovější trendy nebo implementovat podnikavé technologie, které nějak výrazně posunou podnik kupředu. Navíc schopnost rozšiřovat a snižovat rozsah podle toho, jak se mění obchodní poptávka, může být s interním IT obtížnější.

Kvalifikovaný člen IT týmu může mít cenu zlata. Ale co když odejde a odnese si s sebou zásadní znalosti? Má přístup ke všem kritickým informacím a infrastruktuře a v některých případech je jediným zdrojem podpory pro podnikové aplikace, systémy a členy týmu. Často je pak problém se zastupitelností, což vede k vyčerpání těchto lidí a jejich vyhoření.

Jak už bylo řečeno, IT je složitý a mnohovrstevnatý obor. Žádný člen týmu obvykle nemá všechny dovednosti, aby splnil veškeré potřeby IT ve firmě. Interní tým může mít problémy s migrací na nový software nebo hardware, který zefektivňuje podnikové procesy, zlepšuje škálovatelnost a zvyšuje flexibilitu, ale je skvělý v řešení uživatelských problémů. 

Outsourcing IT: Výhody a nevýhody

Mnoho společností přechází k outsourcování správy svého IT z mnoha důvodů (samozřejmě se dostaneme k tomu, že to je levnější). Outsourcovaní IT konzultanti pracují s různými společnostmi, a to napříč obory. Na základě zkušeností s jinými firmami vědí, co bude pro konkrétní firmu vhodné. Mají také rozsáhlé znalosti o novém softwaru, aplikacích a technologiích, které mohou podpořit růst společnosti. 

Protože jejich tým disponuje širokou škálou dovedností – od projektových inženýrů a vývojářů až po pracovníky help desku –, jsou schopni vyhledat a získat přístup k různým softwarům, aplikacím a technologiím, které menší interní oddělení nemusí vůbec znát. 

Společnosti outsourcingem také vlastně získají virtuálního CIO, který je vybaví strategickými cíli a plány založenými na zásobárně rozmanitých zkušeností a znalostí získaných spoluprací s mnoha různými partnery. 

Obrovskou výhodou je pak zastupitelnost – s různorodým týmem odborníků nehrozí, že se společnost stane obětí ztráty jednoho nepostradatelného experta. 

Tým IT odborníků na vyšší úrovni, kteří pracují pro firmu, aniž by každému musela vyplácet horentní sumy, zní asi jako nejchytlavější argument. S outsourcovaným týmem společnost platí pouze za služby, které chce poskytovat, a za technologie, které potřebuje. Je tedy samozřejmé, že outsourcing IT je mnohem ekonomičtější než najímání vlastního týmu. Zohledňují totiž více než jen technologie. Tito odborníci vědí, že komplexní IT podpora zahrnuje procesy, lidi i technologie.

Externí poskytovatelé IT budou mít přístup ke kritickým systémům pro provoz podniku, takže pro dobrou spolupráci je důležitá velká důvěra. Další častou obavou je, že technologická řešení budou nákladná a společnost se nedočká požadované návratnosti investic (ROI).

Mnoho společností také pochybuje o schopnosti outsourcovaného týmu zajistit rychlou reakci, když není na místě. 

Je důležité mít na paměti, že tyto „nevýhody“ outsourcingu se netýkají všech společností zabývajících se řízeným poradenstvím v oblasti IT.

Kombinace obou režimů

Pokud má společnost skvělé interní IT zdroje, jak lépe maximalizovat jejich potenciál než spojit jejich úsilí s outsourcovanou IT podporou? Interní tým by se mohl ujmout taktiky – s využitím svých znalostí každodenních obchodních operací a potřeb – zatímco externí IT konzultanti pomohou zavést silný strategický základ pro udržitelný růst prostřednictvím technologií.

Možnosti jsou různé a není lepší doba pro přehodnocení současného stavu a nastavení si optimální strategie.