Výhody spolupráce virtuálních týmů nejsou jen virtuální

Charakter týmové práce se změnil. Už neznamená jen hodinový mítink nebo brainstorming. Každý větší firemní projekt vyžaduje zapojení mnoha lidí z různých oblastí a sektorů.

Je to společný cíl, co definuje každou virtuální spolupráci. Motivace pro efektivní postup je u ní ještě větší než u spolupráce klasické. Jeho struktura je navíc natolik flexibilní, jak jen dovolí vedoucí pracovník, a pokud je tým veden správně, není problém, aby jednoho člena vystřídal jiný a pokračoval v jeho práci.

V tomto směru je nespornou výhodou transparentnost práce. Každý pracovník je obeznámený s tím, co je třeba udělat a může navrhnout další kroky a vylepšení. Transparentnost může být i obousměrná. Každý člen má představu o tom, na čem jeho kolega zrovna pracuje. Spolupráce pak často přejde v přátelské soupeření.

Obrovskou výhodou je, že tuto dostupnost informací můžete dle libosti nastavit. Pokud je efektivnější, aby na stejném úkolu pracovalo více skupin nezávisle na sobě, lze ho zadat operativním týmům a nechat komunikaci mezi nimi uzavřenou. Pracovní skupiny nemusejí mít kontakt na skupiny další, dokonce ani jednotliví členové.

A jaké výhody má práce ve virtuálním týmu pro řadového člena? Jedna se nabízí okamžitě, zato ale pořádná: flexibilita. A to nejen časová, ale i kreativní. Pokud dokáže splnit svůj úkol rychle a efektivně, patří mu zbytek dne. Ať už chceme, nebo ne, nástup čím dál oblíbenější home office znamená i nástup práce ve virtuálních týmech.

Jak ale s takovým týmem pracovat?

Záleží na projektu. Pokud je menší, může být tým vedený jen jedním vedoucím, pokud je cíl naopak složitější, pak je dobré vyčlenit skupiny s vlastní komunikací a dalším vedením. Vizualizace opravdu rozsáhlých týmů na první pohled působí jako velký, rozvětvený neuron s vedením projektu na jednom konci a vývojářskou základnou na konci druhém.

Je třeba si uvědomit, že s prací virtuálního týmu narůstá síťová komunikace, a ta je u tohoto podniku zásadní. Pokud vás otravuje elektronická byrokracie a raději práci dozorujete osobně, přenechejte raději řízení virtuální pracovní skupiny na někom zdatnějším.

Projekt lze rozdělit na menší části a podúkoly. Každá operativní skupina před sebou musí mít jeden, přesně definovaný, jasný a menší úkol, který zvládne do stanovené doby splnit. Celkový výsledek je pak činností syntézy.

Obecně platí, že ať už je pracovní tým, jakkoliv velký, je lepší k interní komunikaci používat jen jeden společný a předem dohodnutý nástroj, e-mail, nějaký druh messengeru nebo jiné řešení. Formální koordinace, na úrovni celého týmu i ta neformální, kooperace uvnitř jednotlivých skupin, by neměla být vedena na odlišné platformě.

Kde hledat nástoje?

Nástroje pro vedení virtuálních týmů jsou volně dostupné. Příkladem může být v zámoří velmi oblíbená aplikace Slack. Ta funguje jako multiplatformní cloudový komunikační kanál s možností správy mnoha skupin uživatelů. Ty lze vzájemně propojovat a vytvářet týmy, posílat zprávy jak jednotlivým lidem, tak i celým skupinám, a sdílet s nimi libovolný obsah. Možnosti cloudových služeb jsou pro práci vzdálených uživatelů esenciální.

Neméně oblíbená je webová aplikace Trello, která dovoluje vytvářet a editovat myšlenkové a úkolové mapy. Program funguje jako virtuální nástěnka, kde každý post představuje jeden úkol, který je třeba splnit. Je možné ho nechat jen tak vyvěsit a čekat, až se ho někdo chopí, nebo k němu přiřadit tým, doplnit deadline, prioritu a další parametry. Uživatelé, kterým dovolíte přístup k nástěnce, pak dobře vidí, do které fáze projekt dospěl, a kde naopak práce vázne.

Výhradně IT vývojářům je určený GitHub. Tahle robustní aplikace nabízí cloudové prostředí pro psaní programového kódu. Aplikace přináší skvělé výsledky a ukazuje, že práce programátora zdaleka není samotářská, ale pro vývoj sofistikovaného softwaru je třeba více hlav. O dobré zkušenosti s GitHubem se už podělily firmy jako IBM, SAP, NASA nebo třeba PayPal.

Cloud a služby s ním spojené jsou pro práci virtuálních týmů jako stvořené. Dokumenty Google umožňují editovat text mnoha vzdálenými uživateli najednou, pro uchovávání dokumentů se hodí úložiště jako Dropbox nebo OneDrive.

V ideálním světě bychom pro řízení virtuálních týmů využili jednu aplikaci, která by dovolila vše potřebné. Ale protože v ideálním světě nežijeme, musí jednotlivé úkony zajišťovat aplikací několik. Ulehčete si práci alespoň tím, že se je budete snažit co nejvíce provázat s cloudem, na který mají všichni zainteresovaní uživatelé přístup.

Když ani virtuální tým nepomůže

Samozřejmě, virtuální spolupráce není vhodná pro všechny typy projektů. Tuto pokrokovou myšlenku musíte opustit, pokud vyžadujete neustálou kontrolu. Zkušenosti se zkrátka přes síť předávají obtížně a ve virtuálním týmu je dobré mít jen na slovo vzaté experty a lidi, kterým v jejich schopnostech věříte. Pro úspěšnou spolupráci ve virtuálním týmu je třeba mít přehled o kvalifikaci jednotlivých členů. Tam, kde není možné spoléhat na práci jednotlivce, nemůže fungovat ani spolupráce.

Budeme-li se bavit o důvodech, proč a jak může práce virtuálního týmu skončit fiaskem, je třeba jako ten první uvést vedení. To nemusí být vyloženě špatné, ale mnohdy jen nevhodné. Vedoucí pracovníci k myšlence virtuální spolupráce nemohou přistupovat se svými klasickými, již prověřenými metodami.

S tím úzce souvisí i špatná kooperace mezi jednotlivými členy a ztráta důvěry v tým. Nakonec je to vlastně paradoxní. Ačkoliv se členové týmu nikdy nepotkají, stojí celý mechanismus na důvěře a vidině společného cíle mnohem pevněji než u lidí, kteří se den, co den potkávají v kanceláři. A právě o to víc je potřeba o něj pečovat.