Navyšte efektivitu své práce

Tento text by vám měl pomoci zvýšit efektivitu vaší práce, a to nehledě na to, na jakém postu se nacházíte. Rady budou často generalizované, ale i tak vám mohou pomoci. Než začnete měnit své pracovní postupy, zkuste si udělat během jednoho týdne malý přehled toho, co v práci za běžnou pracovní dobu stihnete. Po aplikaci našich rad si dejte pár dní čas, než se vám nové postupy ustálí, a pak si udělejte úplně stejný přehled pro srovnání. Uvidíte, že se vám naše rady vyplatí.

No stress

Nestíháte svou práci udělat včas? Sedíte v kanceláři dlouho do noci nebo si dokonce berete svou práci domů? Jste z toho vystresovaní? Možná je právě stres jednou z příčin vašeho problému. Rozhodně nezačínejte svůj den slovy: „To bude zase den, dneska to nezvládnu.“ Taková prohlášení nikomu nepomáhají. Nejjednodušší bude, když se spíš soustředíte na konkrétní problémy, které budete muset ve svém zaměstnání řešit. Pak jde vše mnohem lépe.

Komunikace je klíčem

Uvědomte si, že ať jste v jakékoliv profesi a v jakékoliv funkci, vždy budete muset jednat s lidmi. Komunikujte s nimi správně. Není vám zadaný úkol zcela jasný? Není nic jednoduššího, než se na něj zeptat nadřízeného, který vám jej přidělil. Ujasněte si, co přesně od vás lidi očekávají, a pak uvidíte, že všechno hravě zvládněte. Nejvíce času se v práci totiž stráví předěláváním již hotových věcí. A tomu se díky správné komunikaci můžete vyhnout.

Zbavte se zlozvyků

Sami se velmi dobře znáte a víte, jaké věci vás nejčastěji odvádějí od práce. Pokuste se jich zbavit. Kontrolujete si často zprávy v mobilu, sledujete sociální sítě nebo brouzdáte na zpravodajských portálech? Toho všeho se lze velmi jednoduše zbavit. Půjde o radikální zákrok, ale pokud se chcete opravdu zlepšit, se zlozvyky toho nedosáhnete. Mobil si můžete schovat do zásuvky a třeba i zamknout, když to bude potřeba. Stejně můžete postupovat i u sociálních sítí nebo webových stránek. Zakažte si je na svém prohlížeči. Zkrátka zrušte všechno, co by mohlo odvádět vaši pozornost (pozn. aut.: hlavně se nezbavujte svého pohledného kolegy. Stačí si před něj postavit monitor, vázu nebo cokoliv jiného a přestat ho vnímat).

Připravte si To Do seznam

Udělejte si seznam věcí, které musíte mít v daný den, týden nebo měsíc mít hotové. Ideálně si ho dejte někam na oči, abyste se na něj mohli v případě potřeby podívat. Hlavně nesmíte na nic zapomenout. Napište si do tohoto seznamu i maličkosti, jako například pravidelný e-mail se žádostí o faktury za uplynulý měsíc. Díky dnešní moderní době máme mnoho populárních nástrojů včetně kalendáře od Microsoftu nebo Googlu, které vám pomohou nejen zpřehlednit vaše úkoly, ale také vám je mohou neustále připomínat, dokud je neuděláte. Vyberte si tedy vhodný elektronický nástroj a přesuňte sem seznam svých úkolů. Každý však opatřete deadliny, dokdy je musíte za každou cenu splnit.

Určete si priority

Předtím, než vnesete do své práce trochu toho správného systému, musíte si uvědomit, které vaše činnosti jsou nejdůležitější. Určete si prioritní úkoly, jež musí být vykonány, ať se děje, co se děje. Seřaďte si své aktivity podle jejich důležitosti. Pomůže vám při tom i předchozí bod sepsání jednotlivých úkolů, který pouze doplníte o příznak dle vašich a firemních priorit.

Neodsouvejte důležité činnosti

Někdy míváme sklony tlačit před sebou důležité úkoly, jichž se třeba bojíme. Víme, že nám zaberou velké množství času, a proto je neustále odsouváme. To je také běžná chyba. Když si totiž uděláte čas na provedení dané aktivity, získáte pak mnohem více času na ostatní úkony a navíc už nebudete ve stresu z vědomí, že jste ještě pořád tuto věc neudělali. Začnete pak pracovat ve větším klidu a práce vám půjde lépe od ruky.

Udělejte si systém

Dalším důležitým krokem ke zvýšení efektivity práce je její organizování. Uspořádání si jednotlivých činností dle priorit a jejich naplánování představuje skvělý začátek vedoucí ke vzniku systému. V každé práci se najde určitá rutina, kterou si můžeme zorganizovat. Když si rozvrhneme činnosti podle toho, jaká je jejich povaha, získáme tak čas, který bychom jinak neměli. Například si každý den vyhradíme čas na odpovědi na e-maily. Díky tomu nebudeme muset pokaždé odbíhat od načaté práce, a nebudeme si tak narušovat soustředění.

Nedělejte více věcí zároveň

Řada lidí (většinou jde o ženy) o sobě ráda prohlašuje, že zvládá více věcí najednou. Například při telefonním hovoru odepisuje někomu jinému na e-mail. Je sice pravda, že někdy lidský mozek dokáže zvládat multiprocessing, ale často tím vaše úkoly trpí. Pokud se nedokážete plně soustředit na vše, co děláte, můžete jednoduše udělat chybu. Proto je lepší brát jednotlivé operace jednu po druhé. Samozřejmě se může stát, že vám přijde upozornění, že jste dostali důležitý e-mail. V tom případě byste však měli svou činnost přerušit přesně v bodě, na nějž se vám bude za chvíli dobře navazovat. Když například utnete psaní textu v polovině myšlenky, můžete ji pak ztratit a výsledek pak nemusí dávat smysl.

Dělejte to, co vás baví

Pokaždé mezi svými úkoly najdeme ty, které neděláme rádi, a naopak i ty, z nichž máme radost. Bohužel se asi nikdy a nikde nevyvarujeme nenáviděných úkolů, ale můžeme se těšit na ty, které děláme rádi. Když si budete plánovat své úkoly, myslete i na to, že byste měli mezi prvními úkoly udělat kromě prioritních záležitostí i ty nenáviděné. Díky domu se budete moct odměnit svými oblíbenými činnostmi. Nejdůležitější je i správná volba profese. V té své byste měli mít totiž co nejvíce oblíbených aktivit a co nejméně těch nenáviděných.

Plánujte své projekty

Často se také stává, že se nám hromadí práce pouze v určitých dnech. Když se vám stane, že se vám kryjí deadliny projektů, není to dobře. Plánujte si své projekty vždy tak, abyste byli schopni je zvládat v klidu a postupně. Pokud se vám začnou projekty množit a vzájemně se prolínat, můžete to samozřejmě zvládat, ale bude vás to stát zbytečný stres a navýšené pracovní úsilí. Navíc riskujete, že se vám je nepodaří splnit. Pokud si budete zadávat šibeniční termíny už při plánování, vězte, že se vám to vymstí. Dříve nebo později se stane nějaké neočekávaná událost a váš projekt to pak odskáče a vy s ním.

Zítřejší plán už dnes

S plánováním souvisí i tento bod. Naučte se rozvrhnout si svůj den ještě předchozí večer nebo na konci pracovní doby. Získáte tak čas ještě v době, kdy nejste až tak unavení, a tím pádem máte ještě vysokou produktivitu práce. Díky tomu můžete stíhat mnohem víc. Ovšemže se může stát, že se vám nepovede stihnout vše, co si předchozí den stanovíte, ale aspoň budete mít šanci vše zvládnout rychleji a nebudete se zdržovat „To Do“ seznamem v době, kdy jste pěkně čerství a odpočatí.

Odpočiňte si

Život není jenom práce. Pokud si budete svou práci tahat dennodenně domů, hrozí vám mimo jiné i syndrom vyhoření. Nebojte se odpočinku. Ten ještě nikdy nikomu neublížil. Právě naopak pak budete mít mnohem více energie na práci. Nemusíte odpočívat celé dny či dlouhé hodiny. Někomu stačí jen pár minut oddechu, aby si vyčistil hlavu, a je schopen zase pracovat naplno. Může jít i o běžnou rozmluvu spolu s kolegy s mimopracovní tematikou, avšak nic nenahradí dlouhý spánek. Ten byste si měli také dopřávat, to abyste měli dostatek „šťávy“ na další pracovní aktivity.

Delegujte jiným

Když se vám na stole kupí jedna činnost za druhou a prostě je nestíháte splnit, je někde něco špatně. Zamyslete se pak nad tím, jestli děláte jen to, co je ve vaší kompetenci. Jestliže nestíháte a mezi svými úkoly najdete i takové, které by měl dělat někdo úplně jiný, delegujte je na zodpovědnou osobu. Není důvod, abyste se zatěžovali úkoly jiných v dobách, kdy sami nejste schopni stíhat své vlastní. Každý máme své pracovní zařazení a zodpovídáme výhradně za něj, takže se nebojte podniknout rázné kroky. Pokud však máte dostatek času a mezi svými úkoly najdete i nějaký, který by měl dělat kolega, udělejte ho za něj. On vám to určitě někdy oplatí.

Uvedené tipy jsou jen zlomkem možných rad, které vám mohou pomoct zvýšit efektivitu práce. Patří mezi ně mimo jiné i užívání podpůrných prostředku, jako jsou například káva, jisté druhy zelených čajů nebo energetické tyčinky. Zkrátka na výkon své profese často potřebujete všechny dostupné prostředky. Pokud se vám podaří vyhnout se prokrastinaci a jiným úskalím své práce, ale ani tak se vám nedaří zvýšit svou efektivitu na požadovanou úroveň, budete mít jen dvě možnosti. Buď si uberte práce, anebo běžte o dům dál a využijte rekordně nízkou nezaměstnanost, která u nás panuje.