Česká národní banka archivuje e-maily díky softwaru GFI

Česká národní banka je ústřední (centrální) bankou České republiky, orgánem vykonávajícím dohled nad finančním trhem a orgánem pověřeným řešením krize na finančním trhu. Je právnickou osobou veřejného práva se sídlem v Praze. Sedm regionálních zastoupení se nachází v Praze, Ústí nad Labem, Plzni, Českých Budějovicích, Hradci Králové, Brně a Ostravě. ČNB je součástí Evropského systému centrálních bank a podílí se na plnění jeho cílů a úkolů. Jako v každé organizaci také v České národní bance je elektronická pošta jedním z klíčových komunikačních prostředků, které vyžadují hladký provoz a maximální dostupnost.

Výzvy

V České národní bance pracuje přes 1 500 uživatelů, kteří využívají elektronickou poštu. Veškerá poštovní infrastruktura musí být nejen striktně chráněna proti případným malwarovým nákazám, ale e-maily musejí být také ukládány po dobu deseti let s možností přístupu. Vzhledem k tomu, že denně v organizaci přibývají e-maily o objemu 2 až 4 GB, bylo jasné, že v takovémto rozsahu elektronickou poštu nelze ukládat pouze v poštovních schránkách jednotlivých uživatelů, protože by docházelo k velké zátěži poštovního serveru.

Na základě rozhodnutí bankovní rady ČNB archivovat veškerou e-mailovou komunikaci byl interně vytvořen vlastní archivační systém. Avšak ten umožňoval přístup k archivovaným e-mailům ve výjimečných, přesně definovaných případech, běžní uživatelé ke svým starším e-mailům v tomto systému přístup neměli. V důsledku toho si uživatelé stále archivovali svou poštu s pomocí exportu do objemných PST souborů, ve kterých bývá jak hledání konkrétních e-mailů, tak i obnova ztracené pošty velmi zdlouhavé.

Řešení

Proto bylo vypsáno výběrové řízení na nový archivační systém, ve kterém zvítězilo řešení GFI Archiver. Po implementaci a uvedení do provozu byl poštovní archiv poprvé zpřístupněn také běžným uživatelům. Archivuje se veškerá doručená a odeslaná pošta uživatelů, pro zjednodušení správy bez možnosti vytváření adresářových složek. V současné době ČNB využívá GFI Archiver ve verzi 12 v rozsahu 1 700 e-mailových schránek. Řešení bylo dodáno ve spolupráci s firmou exTerra Services, partnerem společnosti GFI Software na českém trhu.

Obecný princip řešení GFI Archiver spočívá v tom, že archivuje všechny příchozí, resp. odchozí e-maily ještě předtím, než dorazí do poštovní schránky uživatele, resp. ihned po odeslání z jeho PC. Díky úplnému archivu podnikových e-mailů a souborů odolnému proti neoprávněným manipulacím tak minimalizuje rizika nesplnění zákonných norem. Nabízí okamžitý přístup k e-mailům a jejich přílohám z Outlooku kdykoliv a kdekoliv z PC, tabletu či chytrého telefonu. A nakonec dovoluje ulehčit poštovnímu serveru a snížit náklady na úložiště udržováním jediné centralizované kopie e-mailů a radikálním omezením objemných PST souborů.

Přínosy

Administrátoři v ČNB si na řešení cení zejména toho, že nemusejí zvyšovat objemy schránek uživatelů, kterým se všechny e-maily nyní automaticky archivují. Díky menšímu objemu elektronické pošty v systému se tak ulehčilo provozu poštovnímu serveru Microsoft Exchange v organizaci. Uživatelé nyní mohou vyhledávat i několik let staré e-maily, rychle a komfortně, aniž by je museli ukládat na svém počítači, kde je vyhledávání oproti řešení GFI Archiver mnohem komplikovanější. Zajímavou funkci představuje také Mail Insights, která dokáže generovat okamžité přehledy ohledně komunikačních toků, objemů a typů příloh, celkové i dostupné kapacity archivačního úložiště apod. využitelné k další optimalizaci správy elektronické pošty.

Dosažené cíle

„Z technického pohledu je archivace naprosto nutný proces, protože nemá cenu neustále držet v ostrých systémech obrovské množství dat, ať již z pohledu vlastního provozu, nebo z hlediska případné obnovy. K největším výhodám nasazení řešení GFI Archiver proto řadíme rozložení zátěže e-mailové komunikace a odložení starší elektronické pošty do jiného úložiště. Nastavení, které nyní v oblasti e-mailů máme, je ideálním kompromisem mezi rychlou dostupností maximálního množství informací a bezproblémovým provozem poštovního serveru,“  řekl hlavní systémový inženýr České národní banky Petr Schlegr.

Fakta o případové studii

Jméno klienta: Česká národní banka
Odvětví: Veřejný sektor
Počet uživatelů: 1 550
Použité řešení: GFI Archiver
Hlavní přínosy řešení:

• ulehčení poštovnímu systému od starší elektronické pošty;
• menší tlak na zvyšování objemu uživatelských poštovních schránek;
• rychlé a komfortní vyhledávání starších e-mailů;
• reportovací nástroje poskytující přehled o archivované poště.

Nejnovější verze řešení GFI Archiver 14

Nejnovější GFI Archiver 14 umožňuje IT administrátorům archivovat, ukládat a vyhledávat interní i externí elektronickou poštu, souborové přílohy a data z kalendářů v jednom centrálním zabezpečeném úložišti. Oproti předchozí verzi 12 je rovněž až dvakrát rychlejší při vyhledávání jak e-mailů, tak souborových příloh. GFI Archiver 14 dokáže dále spolupracovat s aplikacemi Office 365, Google Apps a s e-mailovými servery Windows Server včetně platforem Hyper-V a VMware.

Řešení GFI Archiver 14 nabízí tyto klíčové přínosy:

• okamžitý přístup k e-mailům kritickým pro podnikání a jejich přílohám z Outlooku kdykoliv a kdekoliv z PC, tabletu či chytrého telefonu, což vede ke zvýšení produktivity pracovníků;
• vyhovění regulačním požadavkům a minimalizace rizika nesplnění zákonných norem díky úplnému archivu podnikových e-mailů a souborů odolnému proti neoprávněným manipulacím;
• ulehčení poštovnímu serveru a snížení nákladů udržováním jediné centralizované kopie e-mailů a eliminací PST souborů;
• identifikace problémů v podniku díky reportovacímu modulu Mail Insights, který umožňuje z archivu extrahovat klíčová data o výkonnosti pracovníků, sdílení objemných či nepatřičných příloh, používání nevhodných výrazů, úniku citlivých dat z podniku apod.

Nová verze také zahrnuje možnost snadného přechodu na nový licenční model GFI Unlimited umožňující jej využívat s devíti dalšími produkty GFI Software bez jakýchkoliv dodatečných nákladů. Model GFI Unlimited aktuálně zahrnuje produkty GFI LanGuard, GFI WebMonitor, GFI Archiver, GFI MailEssentials, GFI FaxMaker, GFI EndPointSecurity, GFI EventsManager, Kerio Connect, Kerio Control a Kerio Operator. Ceny jsou od 21,6 eura (cca 560 korun) za roční předplatné pro jednoho uživatele, včetně technické podpory pro všechny produkty. Další informace jsou dostupné na www.gfi-unlimited.cz.