Canon: Směřujeme ke správné podobě kanceláře bez papíru

Budoucnost práce bez papíru. Jak k tomuto ideálu postupuje společnost i firmy a jaké jim k tomu může poskytnou společnost Canon řešení a nástroje? Nejenom na to nám odpovídal Petr Hnilička, produktový specialista pro kancelářská zařízení a dokumentové skenery z firmy Canon.

Do jaké míry se mohou kanceláře zbavit své závislosti na papíru? Může být naše práce v blízké budoucnosti skutečně bezpapírová?

V minulosti jsme slýchali, že v brzké době rapidně poklesne spotřeba papíru, že firmy přejdou na koncept bezpapírové kanceláře. Ale zatím se tak nestalo. Současnost naznačuje, že byl reálně spuštěný proces přechodu k digitálním dokumentům. Ale najdeme případy, u kterých uživatelé preferují práci s jejich fyzickou podobou. Proto se Canon zaměřuje na řešení, která pokryjí obě možnosti práce s dokumenty.

Masivně investujeme do technologií, které podporují bezpapírovou podobu dokumentů. Když to shrneme, bezpapírová kancelář, v případě, že to dovoluje charakter práce, může fungovat už dnes. Ale zatím se i u zákazníků kteří jsou v tomto ohledu nejdále, setkáváme s tím, že pracují s typy dokumentů, které se musejí vytisknout.

Budoucnost bude bezpapírová a teď jsme ve fázi hledání té správné podoby. Důležité je, že jsme si jako bojové cvičení vyzkoušeli, co to prakticky znamená a jaké to přináší výhody. Proto představujeme jako možný symbol takové kanceláře řešení Canon Workspace Collaboration (CWC). To představuje efektivní platformu, jak dokumenty soustředit na jedno místo a digitalizovat, nastavovat pracovní procesy, ukládat a archivovat pro další použití. Vše na zabezpečené cloudové platformě. Jedním dechem zároveň doplňujeme novou řadu výkonných zařízení iR ADV DX 5800i, která se k CWC mohou připojit. A ukazují, jak mohou obě možnosti koexistovat vedle sebe a těžit z výhod obou.

Pokud jde o benefity digitální kanceláře bez papíru, mluví se především o úsporách a snížení ekologického dopadu. Existují i další výhody?

Ekologie, efektivita, produktivita a spousta dalších hovoří pro digitální kancelář. Ta plně vychází z koncepce hybridního pracovního prostředí. Pracovní místo není určeno místem výkonu práce, fyzicky může být kdekoliv. Práce je definována zodpovědností, začleněním do toku a činností souvisejících s dokumenty. Jak jsme si vyzkoušeli, velké množství činností je možné v podstatě okamžitě přenést do hybridního pracovního prostředí.

Když se zaměříme na nejdůležitější požadavek, tak je to flexibilita. Společnosti zajímá, jak budeme umět reagovat na budoucí požadavky a jestli neznehodnotí jejich současné investice. Zde můžeme zodpovědně potvrdit, že řešení, která nabízíme, jsou vyvíjena tak, aby byla vzájemně propojována, nejednalo se o uzavřená prostředí a nabízela dostatek nástrojů a funkcí pro budoucí digitální kancelář.

To se plně potvrzuje např. v případě řady imageRUNNER ADVANCE DX, která je integrovatelná do řešení uniFLOW Online nebo Canon Workspace Collaboration. Obzvlášť u druhého jmenovaného mohou dokumenty žít v čistě elektronické podobě.

Jak postupuje vývoj těchto technologií v Canonu? Můžete nastínit nejnovější trendy? Jak můžete firmám a uživatelům pomoct, aby byli na papíru nezávislí?

Samozřejmě sledujeme aktuální potřeby. Vyvíjíme a poskytujeme řešení pro bezpapírovou kancelář, například již zmíněný Workspace Collaboration, kde pozorujeme nejdynamičtější vývoj. Část zákazníků však stále požaduje schopnost tisku. Soustředíme se tedy na začleňování možností bezpapírové kanceláře do již existujících řešení. Pro ilustraci můžeme použít uvedení zařízení imageRUNNER C1538iF. Jde o barevnou A4 multifunkci, která kromě zajímavých parametrů přináší další nástroje pro digitalizaci. Největší technologický posun je zde u skenovacích funkcí, rychlost je 146 obrazů za minutu. Přibyly funkce jako skenování rozličných dokumentů z podavače a ze skla do jednoho dokumentu. K tomu byla přidána elegantní funkce náhledu, dokument může být před finalizací na displeji v náhledu zobrazen a upraven. Pokud jsou požadavky na zpracování dokumentu vyšší, je třeba jiný formát, verifikace údajů či zákazník požaduje jednoduché pracovní workflow, nabízí se zde řešení uniFLOW Online, které poskytne rozšiřující funkce. Tím, že je uniFLOW Online postaveno na cloudu a předplatném, je naší snahou jej stále vylepšovat, přinášet další funkce, které pomáhají s digitalizací.

Je třeba si uvědomit, že kvalitně vytvořený dokument, který už v procesu své tvorby má veškeré informace, jež potřebujeme pro jeho život v digitální podobě, do budoucna výrazně ovlivní, jak dobře se s jeho digitální podobou bude pracovat. Proto klademe důraz na to, aby bylo vše potřebné aplikováno již při jeho tvorbě.  

Ze své vlastní zkušenosti můžete říct, jak se vlastně daří českým firmám v digitalizaci jejich dokumentů? Používají při tom podle vás efektivní nástroje? Kde vidíte rezervy?

Začneme od konce, tedy od rezerv ve využívání digitalizace. Ty jsou v tomto okamžiku značné, zjednodušeně řečeno jsme na začátku cesty. V porovnání s minulostí ale dochází k velkému posunu. Před více než před rokem byla digitalizace velmi okrajové téma, kterým se společnosti chtěly zabývat někdy v neurčené budoucnosti. Zajímalo je, co to přesně obnáší, ale zpravidla ji pro své pracovní postupy nevyhodnotily jako prioritní investici. V tuto chvíli zaznamenáváme velký posun a aktivní zájem. Společnosti již mají přesnou představu, co pro ně digitalizace znamená, co jim přinese za výhody, jaké dokumenty do digitalizace zahrnou. Některé již mají první vlastní zkušenosti, ale chtějí v ní pokračovat, aby systém práce s dokumenty a řízení byl co nejméně ovlivnitelný okolními vlivy.

Významnou roli v digitalizaci hrají kvalitní skenery. Můžete zmínit některá řešení Canon určená pro potřeby digitalizace? Zvýšila se poptávka po nich během poslední doby?   

Ano, zaznamenali jsme zvýšení zájmu o dokumentové skenery. Minulý rok byl ve znamení trendu rychlého vybavení skenerem na „doma“. Zpravidla se jednalo o malý, maximálně kompaktní přenosný model, například P-208. V posledních dnech se trend obrací a je možné pozorovat nákup těch výkonných, což je vnímáno jako větší investice, kterou společnosti odsunuly až do této doby, kdy se zaměstnanci vracejí do kanceláří. Zde se jedná o modely řady DR-G2000. Ty na rozdíl od univerzálních multifunkcí nabízejí z pohledu zpracování dokumentů něco navíc. Umí výsledný oskenovaný obraz poskytnout v takové kvalitě, aby byl pro další použití co nejvíce vyhovující. Otočení orientace dokumentu podle textu či vynechání prázdných stránek je samozřejmostí. Nabízejí úpravu některých prvků, které jsou nežádoucí. Mimo jiné vynecháním barevného pozadí ve formuláři nebo funkce Active Threshold, která odstraňuje chyby vzniklé pomačkáním dokumentu. Výsledek je optimalizován pro další strojové zpracování informací. Podoba dokumentu, jak ji jako lidé vnímáme, nemusí vždy vyhovovat pro digitální zpracování. S tím souvisí i požadavek na další systémy, které nám pomohou s dokumentem dále pracovat, zpracovávat ho a uchovávat. Můžeme jmenovat Scan2x, Therefore nebo nově Canon Workspace Collaboration.